Методические рекомендации

Содержание проверки

1. Количество контрольных мероприятий.
2. Количество выданных предписаний, обращений, направленных в правоохранительные и контрольные органы.

Также фиксируются нарушения в:

• организации заказа (контрактные службы, комиссии, специализированные организации, централизованные заказы, совместные конкурсы и аукционы, общественное обсуждение);
• планировании заказов;
• документации (требования к участникам, к объекту, признаки ограничения доступа к информации, содержание извещения и документации, размер авансирования, обязательные условия в проекте контракта, порядок оценки заявок и установленные критерии, преимущества отдельных участников);
• заключенных контрактах (соответствие договора документации и предложению участника, сроки заключения, обеспечение исполнения);
• проведении конкретной процедуры (обеспечение заявок, антидемпинговые меры, обоснованность допуска (отказа в допуске) участников, применение порядка оценки заявок, протоколы);
• исполнении договора (законность внесения изменений, порядок расторжения, экспертиза результатов, отчет о результатах, своевременность действий, соответствие результатов установленным требованиям).

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .

Содержание аудита

Аудиторские мероприятия проходят в несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.

1. Оповещение организации за три рабочих дня о плановой и за 24 часа о внеплановой проверке.
2. Сбор и анализ данных из открытых источников, а также по запросу от должностных лиц заказчика. Аудиторы могут запросить обоснования потребления тех или иных товаров или расходования средств, регламент проведения закупок, обоснование формирования НМЦК, оригиналы документов, отчетность.
3. За непредоставление данных в полном или частичном размере предусмотрена административная и уголовная ответственность. В случае отсутствия нарушений аудиторы выносят соответствующее заключение.

О мониторинге в сфере закупочной деятельности можно узнать ниже на видео.

Задачи, методы

Задачи аудиторской проверки сводятся к получению таких сведений:

• наличие или отсутствие противоречий законодательным нормам в осуществленных мероприятиях в сфере закупок;
• степень правильности ведения бухучета;
• оцениваются полнота и достоверность отчетных форм;
• поиск путей оптимизации налоговой базы;
• проверка правильности оформления договорных отношений:
• анализ достоверности осуществленных работ по оценке имущественных активов;
• выявление уровня эффективности в использовании ресурсов предприятия;
• анализ ценовой политики.

Конечной целью является определение достоверности и точности показываемых в отчетности данных, обоснованности расходов и выявление резервов для повышения результативности работы.

КСТАТИ, дополнительно аудиторы могут оказывать консультационную поддержку руководящего персонала проверяемых учреждений.

Методика аудиторской проверки строится на определении ряда абсолютных и относительных показателей. В числе количественных критериев выводится уровень потенциальной экономии средств бюджета. При оценке конкурентной среды рассчитываются такие величины:

• средний объем заявок по каждой закупке;
• количество допущенных заявок в расчете на одну закупку;
• процентное соотношение закупок у единственных поставщиков и сделок на конкурсных условиях.

Получаемые данные по предприятию сравниваются со средними показателями по стране и субъекту РФ. Уровень профессионализма оценивается по численности специалистов со спецподготовкой в сфере закупок.

Как мы в CLC проводим аудит системы закупок

Оптимальная система закупок сильно зависит от сферы деятельности, категорий товаров, масштаба организации. Чтобы подобрать решения, мы:

1. Получаем от вас первичную информацию о сфере деятельности, количестве наименований и категориях товаров, объемах поставок и отгрузок, поставщиках, текущей системе прогнозирования.
2. На первичной консультации подробно рассказываем, как проходит аудит, что мы будем делать и каких результатов стоит ожидать, чтобы вы могли точно определиться, нужна ли вам наша помощь.
3. Заключаем договор, если вы решили, что аудит системы закупок вам нужен.
4. Проводим аудит: выезжаем к вам и подробно изучаем, как работает ваша система закупок и управления запасами, каковы потребности в товаре, оценивает текущие состояние запасов, проводит аудит процессов выявляем какие есть возможности для изменений в рамках текущего пула поставщиков или с учетом подбора новых.
5. Презентуем результат. Передаем результат аудита вам с подробными комментариями и пояснениями. Аудит и презентация решений проводится в том числе путём специально организованных нами корпоративных мероприятий — круглые столы с представителями бизнеса кто напрямую зависит закупки и методы управления запасами (блок продаж и производства, финансов преимущественно), и стратегические сессии закупок и логистики. По итогу мы с Вами согласовываем итоговые бизнес-решения в виде проекта «закупок и управления запасами и приступаем к этапу внедрения или трансформации системы закупок и управления запасами, предварительным разработкой плана внедрений и изменений. Мы аккуратно внедряем изменения, гибко применяем и адаптируем технологии и лучшие практики, которые оптимально подходят специфике бизнеса Заказчика. Работа ведётся с людьми с процессом обучения в ходе проекта, работаем «в полях»; «в цеху», «складах» на строительной площадке, на производственном участке; в конкретном департаменте его отдела и направлениях в целях полного внедрения решения в бизнес.

Как проходит аудит госзакупок

Аудит в сфере закупок — это независимая проверка деятельности заказчиков с целью анализа и оценки проведенных заказов, которую выполняют контрольные ведомства.

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Основные понятия

Аудит в сфере закупок представляет собой экспертно-аналитическую и информационную деятельность, которая проводится путем проверки и оценки сведений по конкретной закупке. Ведомствами аудит проводится по ФЗ-44 и охватывает все этапы закупочной деятельности заказчика, а именно: этап планирования, осуществления закупок, заключения и исполнения договора.

Планируемые к заключению, заключенные и исполненные контракты подлежат анализу в части расходования денежных средств. Рассказываем, по каким критериям в аудите оцениваются соблюдение участниками контрактной системы в сфере закупок законодательства РФ контрольными ведомствами:

• законность;
• целесообразность;
• обоснованность;
• своевременность;
• эффективность;
• результативность.

Другими словами, что подлежит оценке при проведении аудита в сфере закупок: выполнение условий контрактов по срокам, объему, цене, количеству и качеству приобретаемых товаров, работ, услуг, порядок ценообразования и эффективность системы управления контрактами.

Кто проводит

Контрактное законодательство разъясняет, кем осуществляется аудит в сфере закупок по 44-ФЗ (ч. 1 ст. 98):

Проведение проверки предполагает выполнение следующих функций:

• обобщение результата закупочной деятельности;
• установление причин выявленных отклонений и недостатков;
• подготовка предложения, которое направлено на устранение нарушений и на совершенствование контрактной системы;
• систематизация информации о реализации указанных предложений;
• размещение в ЕИС обобщенной информации о результатах.

44-ФЗ (ст. 98) и 41-ФЗ (ст. 15) уточняют, какой орган осуществляет аудит в сфере закупок на федеральном уровне, — Счётная палата. Ведомство при проведении проверки руководствуется стандартами:

• СГА 101 «Общие правила проведения контрольного мероприятия»;
• СГА 302 «Аудит в сфере закупок товаров, работ и услуг»;
• СГА 102 «Общие правила проведения экспертно-аналитических мероприятий».

проверки

При проведении обязательного аудита 44-ФЗ соответствующим органом составляется акт, который доводится до сведения руководителей проверяемых организаций и публикуется на сайте ЕИС. Информация о результатах экспертно-аналитической деятельности содержит в том числе следующие сведения:

1. Количество контрольных мероприятий.
2. Количество и сумма заказов, в том числе при проведении которых выявлены нарушения законодательства о контрактной системе, сделан вывод о нерезультативном расходовании бюджетных средств (к примеру, в нарушение ст. 34 и 94 оплачены работы, которые фактически не выполнены, или в нарушение ст. 95 допущено изменение существенных условий договора, например изменен размер авансирования, или в нарушение ст. 22 в состав расчета НМЦК включены расходы на временные здания и сооружения, которые проектом на проведение работ не предусмотрены, и т. д.).
3. Количество выданных предписаний, обращений, направленных в правоохранительные и контрольные органы.

Также фиксируются нарушения в:

• организации заказа (контрактные службы, комиссии, специализированные организации, централизованные заказы, совместные конкурсы и аукционы, общественное обсуждение);
• планировании заказов;
• документации (требования к участникам, к объекту, признаки ограничения доступа к информации, содержание извещения и документации, размер авансирования, обязательные условия в проекте контракта, порядок оценки заявок и установленные критерии, преимущества отдельных участников);
• заключенных контрактах (соответствие договора документации и предложению участника, сроки заключения, обеспечение исполнения);
• проведении конкретной процедуры (обеспечение заявок, антидемпинговые меры, обоснованность допуска (отказа в допуске) участников, применение порядка оценки заявок, протоколы);
• исполнении договора (законность внесения изменений, порядок расторжения, экспертиза результатов, отчет о результатах, своевременность действий, соответствие результатов установленным требованиям).

В КонсультантПлюс эксперты делятся опытом по работе с аудитом. Вот пример одного из таких материалов.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .

От чего зависит эффективность системы закупок?

Даже если владельцу бизнеса или начальнику отдела закупок кажется, что система работает как часы, скорее всего, аудит поможет сократить издержки хотя бы процентов на 10. Чаще же мы видим ситуацию, когда внедренные изменения повышают эффективность системы закупок на 25–30 %.

• прогнозировании потребностей в товаре;
• процессе формирования, размещения и исполнения заказов;
• пуле поставщиков и их условиях;
• неверной системе прогнозирования;
• неподходящей системе управления запасами.
• системе ценообразования;
• системе категорирования ассортимента, ассортиментной матрице и управлении ей;
• системе распределения товарных запасов…

Даже незначительные недочеты на каждом из этих этапов вместе складываются в ощутимые суммы, которые компания теряет или недополучает каждый месяц.

Контроль общественности

Контроль может осуществляться и со стороны общественности. Причем это не только какие-то конкретные общественные организации, но и обычные физические лица. Подразумевается проведение обязательной процедуры общественного обсуждения закупок, начальная цена которых более 1 млрд рублей.

В ходе осуществления своих контрольных функций общественность может:

• дать независимую оценку итогам закупки;
• запрашивать у заказчика сведения (но не документы) о том, как исполняется контракт;
• если выявлены нарушения — обращаться в контролирующие организации или суд.

Кроме того, у представителей общественности есть право подготовить и передать в госорганы свои предложения по изменению законодательства с целью его улучшения.

Преподаватели

Миллэй Ольга
Преподаватель по госзакупкам

Эксперт-практик в сфере размещения госзаказа Стаж преподавательской работы — 7 лет.
Автор ряда статей и публикаций о государственных закупках. Обладает большим стажем практического сопровождения конкурсов и проведения экспертиз правомочности, правоспособности и финансовой устойчивости конкурсных заявок.
Является разработчиком курсов, методических материалов, учебных материалов, заданий и тестов по курсу «Управление государственными и муниципальными закупками».

Эксперт-практик в сфере размещения госзаказа Стаж преподавательской работы — 7 лет.

Автор ряда статей и публикаций о государственных закупках. Обл…

Оформление результатов

Результатом проведенной аудиторской проверки является оформленный контролирующим органом отчет (акт). В нем содержатся систематизированные данные по доказательной базе, полученным выводам. В этом документе аудиторы обозначают выявленные проблемы и недостатки, приводят практические рекомендации по исправлению ситуации. В отчетном бланке должны быть такие сведения:

• критерии аудиторской проверки;
• оценка эффективности и правильности организации закупочной деятельности на предприятии;
• характеристика отклонений;
• факты ограничения доступа к информации (при наличии);
• степень значимости недостатков в работе госоргана;
• отражение потенциальных рисков, которые могут быть спровоцированы выявленными проблемами.

Если аудиторы указывают на наличие в действиях проверяемой структуры состава административного правонарушения, инициируется внеплановая комплексная проверка. Обращение в прокуратуру возможно при условии, что проверкой будут установлены факты финансовых преступлений или коррупционных действий. Акт аудита должен быть доведен до руководства проверяемых структур и опубликован на сайте ЕИС.

Аудит в сфере государственных и муниципальных закупок

Законодательство о контрактной системе предусматривает несколько видов мероприятий, направленных на выполнение контрольных и надзорных функций в сфере закупок. Наиболее распространенным, несомненно, является контроль в сфере закупок, поскольку именно его результаты влекут за собой выявление нарушений, наложение штрафов, а порой и судебные разбирательства.

На фоне проверок, осуществляемых контрольными органами в пределах своих полномочий, о существовании мониторинга и аудита в сфере закупок некоторые заказчики даже не знают, а если и знают, то не в полной мере понимают смысл данных мероприятий.

Между тем, для заказчика проведение аудита — это не менее значимая процедура, чем проверка контрольными органами. Разберем основные положения аудиторских проверок в сфере закупок.

Что такое аудит в сфере закупок?

Осуществление аудита в сфере закупок регламентируется положениями статьи 97 Закона № 44-ФЗ. В отличие от проверок, целью которых является обнаружение нарушений законодательства о контрактной системе, аудит направлен в первую очередь на анализ результатов закупочной деятельности.

Среди основных целей проведения аудита можно выделить следующие:

• оценка и анализ проведенных учреждением закупок в целом и конкурентных процедур в частности;
• достижение целей осуществления закупок;
• оценка эффективности закупочной деятельности учреждения.

Кто осуществляет аудит в сфере закупок?

Согласно части 1 статьи 97 закона о контрактной системе, органами, уполномоченными на проведение аудита, являются:

• счетная палата РФ;
• контрольно-счетные органы Федерального уровня;
• счетные палаты муниципальных образований.

Зачем нужен аудит?

Как было сказано выше, основной целью аудита является не столько выявление нарушений в сфере контрактной системы, сколько анализ эффективности закупочной деятельности того или иного учреждения-заказчика.

Предметом аудита может быть как деятельность учреждения в целом, так и выполнение какой-либо конкретной государственной или муниципальной программы, освоение целевых средств, дополнительных ассигнований и т.д.

Несмотря на то, что контроль соблюдения норм контрактного законодательства не является основной целью аудита, в случае выявления фактов, содержащих признаки административного или уголовного правонарушения, проверяющие обязаны передать материалы в органы, уполномоченные на осуществление контроля.

Как проводится аудит?

При проведении аудита принято условно выделять три этапа:

Подготовительный – включает в себя предварительный сбор и изучение информации, составление программы.
Основной – предусматривает осуществление проверок всех необходимых материалов и направлений деятельности учреждения

Особое внимание уделяется вопросам эффективности и целесообразности закупочной деятельности и формированию экономии бюджетных средств.
Заключительный – включает в себя обобщение результатов аудита и составление отчета, содержащего выводы и рекомендации.. Данная процедура предусматривает учет и оценку работы заказчика по ряду направлений:

Данная процедура предусматривает учет и оценку работы заказчика по ряду направлений:

• планирование и проведение закупок (в том числе оценку заявок при осуществлении закупок конкурентными способами);
• оформление и заключение контрактов (наличие обязательных условий, сроков подписания, наличие согласований и т.д.);
• соблюдение условий заключенных контрактов в части количества и качества поставленного товара, выполненных работ или оказанных услуг, а также сроков и порядка оплаты;
• формирование цены контракта;
• эффективности управления контрактами.

Заключение

Смысл аудита заключается прежде всего в оценке эффективности и обоснованности тех или иных показателей или аспектов закупочной деятельности учреждения-заказчика. Исходя из этого положения, ответственным лицам заказчиков рекомендуется проводить внутренний аудит и мониторинг собственными силами с целью предупреждения нарушений.

https://www.youtube.com/watch?v=muxJF1CWrtQ

Кроме того, следует быть готовыми к обоснованию своих действий или бездействий, поскольку в отдельных случаях именно от этого будет зависеть позиция проверяющих.

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

Когда нужен аудит системы закупок?

По нашему опыту найти недостатки и повысить эффективность системы закупок можно практически в каждой компании.

Однако есть признаки, при которых провести аудит однозначно стоит:

• Склад забит товаром, который никуда не двигается месяцами. Неликвидный и низкооборачиваемый товар занимает место и замораживает средства. От него можно и нужно избавиться, а еще — сделать так, чтобы подобных «залежей» больше не было.
• Товара не хватает. Менеджерам по продажам часто приходится говорить клиентам, что товар придется ждать, а ждать хотят не все. Это обратная ситуация, которая опасна недополученной прибылью.
• Вы планируете расширение бизнеса. Даже если сейчас кажется, что система работает нормально, при расширении масштабируются и издержки. Текущая система закупок может не справиться с новыми объемами.
• Управление запасами отнимает слишком много времени руководителя. Если владельцу или генеральному директору постоянно приходится отвлекаться на проблемы в сфере закупок вместо того, чтобы решать стратегические задачи, значит система требует оптимизации.
• Растут транспортные затраты, связанные с перемещением запасов, а транспортный отдел разводит руками или обоснованно доказывает, что с их стороны все в норме.
• Продажи говорят о не проходных ценах, рентабельность продаж идёт ниже нормы или падает.
• Ассортимент хаотично растёт и не управляется.
• Идёт рост численности отдела закупок и управления запасами.

Контроль со стороны Антимонопольной службы

ФАС является федеральным органом исполнительной власти, на который с 2013 года возложена контрольная функция в системе закупок. Служба контролирует соблюдение требований закона в обычных процедурах, а также в торгах по гособоронзаказу. Информация о проверках ФАС публикуется в ЕИС.

В ходе контрольных мероприятий представители Антимонопольной службы могут:

• составлять протоколы;
• рассматривать дела;
• выдавать предписания;
• обращаться в правоохранительные органы и суд.

При этом в отношении определенных решений специалистов заказчика плановая либо внеплановая проверка проводиться не может. К ним относятся:

1. Характеристики товары — качественные, экологические, функциональные.
2. Квалификация участников и их работников.
3. Наличие у участника ресурсов, необходимых для исполнения контракта.
4. Репутация.
5. Опыт работы.

Также Антимонопольная служба контролирует работу ЭТП. Периодичность проведения проверок планового характера — один раз в полгода, внеплановых — по необходимости.

II. Подготовка к закупке и ее объявление

Данный этап закупочного процесса включает в себя:

• определение цены продукции (начальной цены при проведении торгов);

• формирование лотов;

• инициирование процедуры (направление запросов предложений поставщикам, объявление закупки на сайте организации или на электронных торговых площадках).

Можно выделить следующие ключевые риски, присущие данному этапу:

1. Некорректность определения цены.

На практике нередко встречаются ситуации, когда начальная цена закупки определена неправильно. Как правило, она бывает завышена, в итоге мы получим завышенную стоимость закупаемой продукции (и избыточные расходы), либо «фиктивную» экономию.

Так, по оценке экспертов, привлеченных Счетной палатой Российской Федерации, при участии в торговых процедурах компаний и заказчиков, состоящих в сговоре, снижение ценового предложения победителя закупки составляет от 0 до 5 % от начальной цены контракта, при этом она завышается в диапазоне от 30 до 80%. При участии реально конкурирующих компаний среднее снижение цены в результате таких закупок составляет около 25%.

По мнению Счетной палаты Российской Федерации, «необоснованное определение заказчиками начальной цены контракта генерирует значимые риски осуществления неэффективной закупки и коррупционные риски». Доля нарушений при ее определении составила 45% от суммы выявленных нарушений в сфере закупок (47 нарушений на сумму 105,7 млрд. руб.).

2. Некорректное формирование лотов.

Данный риск можно охарактеризовать двумя возможными ситуациями: искусственным «дроблением» закупок и их необоснованным укрупнением. Эти проблемы часто наблюдаются в сфере государственных закупок и являются предметом рассмотрения контрольных органов, включая Федеральную антимонопольную службу.

«Дробление» закупок – искусственное разделение одного крупного контракта/ закупки на несколько мелких. Это позволяет избежать проведения конкурентных закупок или уйти из фокуса внимания к данным закупкам (ниже сумма – меньше контроль).

Необоснованное укрупнение закупок преследует иные цели. Например, включение в один лот различных по функциональным и техническим характеристикам товаров, работ и услуг. Это существенно ограничивает конкуренцию.

3. Несвоевременность инициирования закупки.

Закупка может быть инициирована как слишком рано, так и слишком поздно

И если для услуг или работ раннее заключение договора проблем, как правило, не представляет, то при закупке товаров необходимо обратить внимание на устанавливаемые сроки поставки и их соответствие графикам производства работ (прогнозу/ плану продаж). Наибольшую проблему может составить позднее инициирование закупочной процедуры, следствием чего станет невозможность своевременной поставки или производства работ.

4. Отсутствие информирования поставщиков о проводимой закупке.

Даже в условиях крупных компаний, закупочная деятельность которых детально регламентирована и прозрачна, вопрос информирования широкого круга поставщиков о проводимых закупках является крайне актуальным. Известны факты, когда при проведении государственных закупок публикуемые на портале государственных закупок извещения в описании закупаемой продукции содержали латинские символы (имитирующие кириллицу), что не позволяло потенциальным поставщикам находить интересные им закупки.

В настоящее время информирование поставщиков может осуществляться посредством электронных торговых площадок (публикации объявлений, рассылки поставщикам по видам экономической деятельности (ОКВЭД), на сайтах компании-заказчика, либо иными способами, принятыми в организации). Вместе с тем, конкуренция может быть ограничена путем некорректного установления кода закупаемой продукции (ОКПД2).

Оценить существенность рисков данного этапа можно путем проведения следующих процедур:

• анализ рыночных цен на закупаемую продукцию;

• анализ цен ранее заключенных договоров;

• оценка соблюдения требований внутренних документов при определении цены закупки;

• оценка наличия в плане закупок нескольких процедур одной номенклатуры;

• анализ лота на предмет однотипности включенной в него продукции;

• сравнение сроков вовлечения продукции в графиках производства и сроков заявления в закупку; сравнение планов продаж, складских остатков закупаемой номенклатуры, сроков изготовления закупаемой продукции со сроками закупок;

• анализ списков поставщиков, которые проинформированы о закупке (у которых запрошены коммерческие предложения).

Органы аудита

Проверяющие органы должны руководствоваться федеральными законами и внутренними регламентами. В роли аудиторов могут выступать:

• Счетная палата РФ;
• контрольно-счетные структуры муниципального и регионального подчинения.

Для органов, наделенных контролирующими и счетными функциями, законодательно предусмотрена организационная автономность. Постоянно действующей структурой в области финансового мониторинга является высший орган госконтроля – Счетная палата. Ее представителям дано право использовать широкий набор аналитических приемов, запрашивать детальную информацию от лиц, вовлеченных в проверяемые процедуры. Этот орган обладает материальной независимостью, на его деятельность не оказывает влияние состояние политической конъюнктуры.

Составляющие закупочного процесса и ключевые контрольные процедуры

Укрупненно закупки любой организации можно представить в виде следующей последовательности этапов:

• планирование закупок (включая формирование требований к продукции),

• подготовка к проведению закупок и их объявление,

• проведение закупочных процедур и выбор поставщиков.

В зависимости от масштаба организации процедуры закупок могут быть детально формализованы на уровне политик и регламентов взаимодействия или просто сводиться к оплате на основе выставленных контрагентами счетов.

Дефекты закупочного процесса могут быть изначально заложены в его структуре (например, отсутствие контролей в наиболее проблемных/ рисковых этапах) или стать следствием ненадлежащего дизайна контрольных процедур, некачественного их выполнения, умышленных действий работников (корпоративное мошенничество).