Хранение и учет трудовых книжек в организации

Как восстановить трудовую книжку

Если работнику отдали документ на основании ст. 62 ТК РФ с целью предоставления в Пенсионный фонд или органы социального страхования, он может ее потерять. Тогда гражданину необходимо сообщить работодателю об этом и составить заявление о предоставлении нового документа. Организация не позднее 15 календарных дней должна предоставить сотруднику дубликат.

Можно обратиться также в Многофункциональный центр. Учреждение формирует запрос и направляет его предыдущим работодателям. Такая услуга по восстановления трудовой книжки бесплатна.

Куда следует обращаться

Восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и другие учреждения, наделенные необходимыми полномочиями.

Для восстановления трудовой направляется обращение:

1. К прошлым работодателям за подтверждением стажа в виде справок и выписок.
2. В архивы по месту расположения предприятий. Если они ликвидированы, архив выдает соответствующие справки, в которых указано, когда и сколько времени работал гражданин.
3. В суд. При подаче иска направляются запросы на адреса прежних мест работы для получения необходимой информации.
4. В Пенсионный фонд отправляется письмо с запросом на предоставление информации о стаже заявителя.

Как правильно составить заявление

Заявление о предоставлении нового документа пишется сотрудником на имя работодателя:

1. Указывается информация об адресате (Ф. И. О., занимаемая должность, наименование организации).
2. Указывается причина утраты.
3. Излагается просьба об оформлении дубликата.
4. Ставится дата написания и подпись заявителя.

Ошибки и зачеркивания в заявлении недопустимы.

При утере работником

Если документ, подтверждающий профессиональную деятельность и трудовой стаж, теряется по вине работника, для его восстановления нужно обратиться к последнему работодателю и составить заявление об утере. Если есть копия трудовой, она предоставляется в кадровый отдел.

Заполняет дубликат книжки не сотрудник, а специалист кадрового отдела исходя из хранящейся у него и собранной работником подтверждающей документации.

При утере работодателем

В случае потери трудовых книжек работодателем юридическое лицо отвечает за восстановление утраченной информации. Предприятие обязано выполнить те же процедуры, что и при потере работником, но самостоятельно.

Прежде чем оформлять дубликат документа, необходимо:

• посмотреть в книге движений трудовых книжек дату трудоустройства, номер документа;
• проверить личное дело сотрудника (там может быть расписка о том, что работник забирал документ);
• проверить трудовую, изменилась ли фамилия сотрудника до приема в компанию или во время работы.

Если поиски не дали результата, приступать к оформлению дубликата.

Способы восстановления документа:

1. Если гражданин не работал или работал неофициально, используются сведения приказов о найме, а также других кадровых документов по месту работы.
2. Если сотрудник работал официально, требуются сведения от предыдущих нанимателей. Требуются официальные запросы в эти компании.
3. Если предыдущая организация не функционирует, для восстановления книжки понадобится больше времени. Юридические лица в процессе ликвидации передают документы в архивный госорган для хранения. В этом случае отправляется запрос в государственный архив.
4. Если ответа нет или данные не сохранились, подается заявление в ПФР. Но это возможно, если сотрудник работал на предприятии недавно, поскольку регистрация застрахованных в базе создана несколько лет назад.

При массовой утере

При утере трудовых книжек работодателем по причине непредвиденной чрезвычайной ситуации стаж определяется специальной комиссией. Такая комиссия создается учреждениями исполнительной власти РФ. В состав входят члены профсоюзов и других уполномоченных органов. В процессе работы создается акт, где указываются следующие данные:

• рабочий период;
• совокупный стаж;
• название должности.

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

1. Принять производство ТК под свою ответственность.

2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Если руководитель выполняет обозначенные обязанности сам – приказ не потребуется, его ответственность за ведение ТК предусмотрена на основании вменённой ему общей ответственности за организацию производственных процессов.

приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже. (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

Они могут:

• освобождать его от других видов работ;
• предоставлять определённую компенсацию;
• устанавливать доплату;
• осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

• бухгалтера;
• секретари делопроизводители;
• личные секретари;
• офис менеджеры;
• иные сотрудники.

При назначении ответственного лица работодатель не имеет права прибегать к понуждению кроме случаев, когда вменённая обязанность содержит должностные инструкции (например, для кадровиков).

Смена ответственного

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

• об освобождении ответственного лица;
• о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

Акт приёма-передачи ответственности

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

• их должности;
• фамилии и инициалов.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Если замена не найдена, документы передаются актом руководителю. Впоследствии потребуется очередной акт передачи ответственности от руководителя – к назначенному им лицу.

(бланк) акта приема-передачи трудовых книжек

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

1. Принять производство ТК под свою ответственность.

2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Если руководитель выполняет обозначенные обязанности сам – приказ не потребуется, его ответственность за ведение ТК предусмотрена на основании вменённой ему общей ответственности за организацию производственных процессов.

приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже. (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

Они могут:

• освобождать его от других видов работ;
• предоставлять определённую компенсацию;
• устанавливать доплату;
• осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

• бухгалтера;
• секретари делопроизводители;
• личные секретари;
• офис менеджеры;
• иные сотрудники.

При назначении ответственного лица работодатель не имеет права прибегать к понуждению кроме случаев, когда вменённая обязанность содержит должностные инструкции (например, для кадровиков).

Смена ответственного

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

• об освобождении ответственного лица;
• о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

Акт приёма-передачи ответственности

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

• их должности;
• фамилии и инициалов.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Если замена не найдена, документы передаются актом руководителю. Впоследствии потребуется очередной акт передачи ответственности от руководителя – к назначенному им лицу.

(бланк) акта приема-передачи трудовых книжек

Хранение документа

После того, как заведена трудовая книга ответственность за нее перед работником несет работодатель. Существуют определенные правила хранения трудовых книжек, которые должны строго соблюдаться работодателями.

Хранить документы работодатель обязан в сейфе или шкафу для важных документов, к которому нет общего доступа. Ведь порча документа может повлечь за собой штраф от надзорных органов и требование компенсации и восстановления документа от сотрудника. Потеря документа для работника крайне нежелательна, ведь восстановить такой документ не просто, может быть утерян важный стаж или награждения.

Для контроля хранения трудовых рекомендуется периодически спрашивать работодателя как хранятся эти документы, надежно ли они защищены.

Интересным фактом является то, что даже работнику получить свою трудовую книжку у работодателя без причины не получится. Таким образом, если работник успешно трудится в организации и хочет посмотреть свою трудовую у него должны быть на то веские основания. Условия выдачи трудовой «на руки» следующие:

• Увольнение;
• Заявление сотрудника о предоставлении информации из трудовой (выдается заверенная копия);
• Смерть сотрудника (трудовая может быть выдана родственникам, а если она им не требуется, то должна храниться у работодателя до 50-ти лет).

Если работник уволен, то он должен сам обеспечить достойное хранение документа, которое в последующем должен будет передать следующему работодателю.

Несколько последних лет на законодательном уровне обсуждается возможность отмены трудовых документов, но пока что данная тема только на стадии обсуждения и когда нововведение вступит в силу пока не ясно.

Нормативные требования к хранению трудовых книжек

Трудовая книжка – это основной документ работника, который подтверждает его рабочий стаж за периоды до 2002 г. Требуется для оформления пенсии, трудоустройства, назначений социальных пособий и других целей.

Обычно трудовая у работника одна. Для продления работодатель заполняет вкладыш. Если сотрудник не трудоустроен официально, книжка хранится у него. В случае официальной занятости хранение трудовых книжек и личных дел осуществляет наниматель. Процедура строго регламентируется законодательством. Правила учета и хранения утверждены в разделе VI Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г.

Согласно этому НПА сотрудник, ответственный за хранение трудовых книжек в организации, обязан регистрировать все бланки книжек и вкладышей в специальной приходно-расходной книге. Движение документов отражается в книге учета посредством регистрации бланков, принятых при оформлении работника в организацию и выданных при последующем увольнении.

В соответствии с п. 42 № 225 трудовые книжки и вкладыши к ним классифицируются как БСО (бланки строгой отчетности). При их хранении нужно учитывать требования Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.08 г. В п. 16 № 359 обозначено место хранения трудовых книжек – металлический сейф, шкаф или такое помещение, которое специально оборудовано. Это позволит исключить риски кражи документов или порчи. Выбрать подходящее место работодатель может самостоятельно с учетом условий, максимально обеспечивающих защиту.

Обязанность по хранению трудовых книжек в сейфе возлагается на работодателя на весь период трудоустройства персонала – от даты заключения с ним трудового договора до момента увольнения. «На руки» человеку бланк выдается только при расторжении трудового договора. Не полученные при увольнении документы хранятся в организации до востребования согласно требованиям к архивному делу (п. 43 № 225). Максимальный срок хранения составляет 50 (или 75) лет для книжек, переданных в архив до 2003 года (или после 2003 г.).

Как хранить трудовые книжки и личные дела сотрудников?

Трудовые книжки

Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документообороте). Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации можно составлять картотеку трудовых книжек работников. За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации. См. образец составления приказа. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке (п. п. 42, Правил ведения трудовых книжек). См. образец составления заявки. Для учета трудовых книжек работодатель должен вести две книги (п. 40 Правил ведения трудовых книжек): • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга); • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета движения трудовых книжек).

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления (п. 41 Правил ведения трудовых книжек): • трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику; • вкладыша в трудовую книжку действующему работнику; • дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

См. образец приходно-расходной книги. Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). См. образец составления акта. Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил ведения трудовых книжек). См. образец заполнения книги учета. Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек. Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования (п. 43 Правил ведения трудовых книжек). Подробнее читайте в Статье: Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (Кожанова Е.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 2) Личные карточки и личные дела Личная карточка работника, в отличие от личного дела, обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения трудовых книжек). Тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника. Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек (и дел) заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на ночь или на время отпуска или другого временного отсутствия кадровика. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы. Наличие журнала учета личных карточек и (или) журнала личных дел работников не обязательно для коммерческих организаций. О передаче этих документов в архив организации и дальнейшее хранение читайте в Статье: Хранение личных карточек и личных дел (Кожанова Е.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 9). за нарушение правил хранения трудовых книжек и личных дел возможно привлечение к ответственности за нарушения трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ) и законодательства о защите персональных данных (ст. 13.11, ст. 13.14 КоАП РФ).

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам . Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

В частности:

• по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
• по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

• при освобождении от иных видов работ;
• без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

• о сотруднике;
• о выполняемой работе;
• о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях за успехи в работе;
• о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату записи.
3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату увольнения.
3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев