Как провести инвентаризацию ценностей при смене материально ответственного лица

Порядок передачи мат. ценностей при увольнении

Расторжение с работодателем рабочего соглашения предполагает под собой освобождение гражданина как от выполнения трудовых функций, так и от несения ответственности за материальные ценности, переданные на период трудоустройства. До момента фактического увольнения работодатель обязан принять у подчиненного все имущество, зафиксировав это мероприятие в соответствующей документации. Существует два способа передачи мат. имущества при аннулировании трудового контракта:

1. Приемка коммерческого имущества осуществляется представителями комиссии, которые затем передадут ценности новому соискателю, готовому принять освободившуюся должность сразу после увольнения нынешнего работника. Поиск ответственного и добросовестного кандидата занимает определенное время, и работодатель, как правило, относится к данному мероприятию очень серьезно, ведь передавать ценности предприятия первому попавшемуся соискателю – не безопасно;
2. Работодатель возложил обязанности по приему имущества на одного из нынешних сотрудников, который также является материально ответственным лицом и имеет право взаимодействовать с коммерческими ценностями на основании заключенного договора.

В связи с тем, что занимать одну и ту же должность не могут сразу два работника, в нашем случае – увольняющийся и трудоустраивающийся на должность, необходимо сначала уволить первого, чтобы подписать трудовой договор со вторым. Именно поэтому положениями ТК РФ разработан следующий порядок сдачи коммерческого имущества работодателю в момент ухода сотрудника с должности:

• До дня фактического завершения сотрудничества работник должен передать имущество принимающей стороне при непосредственном участии в процессе представителей комиссии, которые проводят инвентаризацию;
• Коммерческое имущество хранится в специальном помещении или же сейфе, каждое из которых закрывается и опечатывается комиссией;
• Увольнение сотрудника производится по окончании двухнедельного срока отработки. На следующий день после истечения этого периода на освободившееся место принимается новый соискатель, на которого возлагается ответственность по сохранности коммерческих ценностей.

Инвентаризация по основным средствам

Инвентаризация – действие работодателя, предполагающее проверку сохранности имеющегося имущества. Или удостоверяется наличие либо недостача по ценностям.

Первый шаг – подготовка документов, ставших основанием для приема новых сотрудников на должность. После этого действия совершаются в следующей последовательности:

1. Выпускают приказ, где четко говорится об инвентаризации.
2. Назначают дату проведения.
3. Назначают членов комиссии, наделенной соответствующими полномочиями.

В приказе назначают день сбора заинтересованных лиц там, где хранят ценности:

• вновь принятые работники;
• тот, кто собирается уволиться;
• члены, составившие комиссию.

После составляют акт инвентарной проверки, в зависимости от того, как складываются обстоятельства. Первой идет вводная часть акта, где указывают такие сведения:

1. Причину составления. Например, факт передачи имущества.
2. Состав комиссии.
3. Время и место составления.
4. Наименование документа.

Предшествующие акты приемки, очередной инвентаризации используют для сравнения имеющейся информации.

Перечень товара или других ценностей копируют из бумаг, составленных ранее. Составляется список, на основании которого изучается содержимое склада. Или другого места хранения, если оно предусмотрено текущим местом работы.

Базовая часть документа тоже содержит целый ряд информации:

• для каждой инвентарной единицы указывают отдельный порядковый номер;
• наименование инвентарных единиц;
• количество в зависимости от применяемых единиц измерения;
• сведения о присутствии имущества, либо его отсутствии;
• подписи обеих сторон – и той, что принимает, и передающей.

Последней идёт дата проведения мероприятия. Главное – чтобы она совпадала с информацией, присутствующей в приказе. Подписи сторон и членов комиссии удостоверяют подлинность сведений.

Наш ответ

При смене материально ответственных лиц обязательны проведение инвентаризации и передача материальных ценностей другому материально ответственному лицу по акту (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Акт приема-передачи дел подписывается всеми участниками и утверждается руководителем организации.

Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, а второй остается у прежнего ответственного лица.

Инвентаризацию при смене материально ответственного лица подтверждают следующие документы:

— приказ о проведении инвентаризации (может использоваться унифицированная форма N ИНВ-22);

— инвентаризационная опись ценностей (в зависимости от вида ценностей могут использоваться унифицированные формы N N ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-15, ИНВ-16, ИНВ-1, ИНВ-8, ИНВ-9 и др.);

— сличительная ведомость результатов инвентаризации (могут использоваться унифицированные формы N N ИНВ-19, ИНВ-18, ИНВ-15, ИНВ-16);

— ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (может использоваться унифицированная форма N ИНВ-26).

Обоснование:

При смене материально ответственного лица по любой причине (например, при увольнении, уходе в отпуск) обязательно проводится инвентаризация имущества (ОС, МПЗ), которое было ему вверено (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация другого имущества при смене материально ответственного лица проводится так.

1. Руководитель подписывает приказ (форма N ИНВ-22), в котором указывает следующие сведения (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации):

• должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут быть включены любые работники организации, кроме самих материально ответственных лиц, передающих и принимающих имущество. Однако эти лица должны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации, Письмо Минфина от 15.07.2008 N 07-05-12/16);
• причину проведения инвентаризации — ею является смена материально ответственного лица;
• срок, в течение которого надо провести инвентаризацию;
• обобщенное наименование инвентаризируемого имущества, вверенного материально ответственному лицу.

До начала проверки работник, сдающий имущество, должен расписаться в заголовочной части инвентаризационной описи в том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию, ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие ценности списаны в расход (переданы в производство, другим материально ответственным лицам) (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

1. Инвентаризационная комиссия по всем местам хранения проводит сплошную проверку имущества, которое было вверено материально ответственному лицу. Имущество подсчитывается, взвешивается, обмеряется и т.п. (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные комиссия заносит в соответствующие инвентаризационные описи ОС (форма N ИНВ-1) и МПЗ (форма N ИНВ-3). Они составляются в трех экземплярах (один — для материально ответственного лица, сдающего имущество, второй — для материально ответственного лица, принимающего имущество, третий — для бухгалтерии).

По окончании проверки материально ответственные лица (тот, кто сдал имущество, и тот, кто принял) расписываются в том, что проверка проведена в их присутствии, а также соответственно в сдаче и получении ценностей по описи (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

1. Бухгалтерия сверяет данные инвентаризационной описи с данными бухучета и при выявлении расхождений составляет сличительные ведомости ОС (форма N ИНВ-18) и МПЗ (форма N ИНВ-19) в двух экземплярах (один — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица, сдавшего имущество).
2. По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (форма N ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Если при инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то объяснение материально ответственного лица по поводу их возникновения и решение руководителя организации можно привести на оборотной стороне ведомости.

Ответственные лица

Приказ о смене МОЛ формируется в том случае, если в организации появляется необходимость переложения ответственности за имеющееся имущество с одного лица (сотрудника компании), на другого.

Ответственными лицами, могут быть разные сотрудники фирмы, занимающие разнообразные посты в штате. Как правило, МОЛ на предприятии или фирме является сотрудник бухгалтерии, заведующий хозяйственной частью, а также водитель транспортного средства, которое принадлежит предприятию, кладовщик и так далее.

Проще говоря, МОЛ считаются те сотрудники предприятия, которые осуществляют работу с финансовыми потоками, а также имеют доступ или используют в производственных нуждах разнообразные ценности, относящиеся к собственности предприятия.

Стоит отметить, что для предоставления подобной ответственности на рабочего, необходимо издать распоряжение. Также для того чтобы передать и произвести замену ответственного лица, нужно составление соответствующего для этого распоряжения.

Общий порядок увольнения материально ответственного лица

Если работник пожелал уволиться с материально ответственной должности, к такой процедуре применимы общие положения Трудового кодекса об увольнении. В частности, работник должен предупредить работодателя за две недели о своем намерении уйти. Хотя договором о материальной ответственности может быть прописана процедура увольнения такого работника, положения договора не могут усугублять положение работника, в сравнении с указанными в Кодексе, нормами.

Увольнение сотрудника должно происходить по общему порядку, указанному в ст. 84.1 ТК РФ. То есть, после подачи заявления, отработав положенное время, сотруднику в последний день его работы, должна быть выдана трудовая книжка и все расчетные денежные средства. Поэтому, затягивать процедуру передачи товарно-материальных ценностей от одного сотрудника к другому, не допускается. Если положена инвентаризация, то она не должна происходить более, указанных двух недель.

Закон запрещает задерживать увольнение работника и выдачу ему расчета. За это работодателю грозит как финансовая ответственность, также и административная, вплоть до приостановления деятельности фирмы. К содержанию

Пошаговая инструкция

Заменить лицо, несущее имущественную ответственность согласно официально оформленным нормативам, допустимо на основании составленной работодателем документации, которая отражает процедуру, начиная с момента возникновения необходимости такой замены. Необходимость возникает тогда, когда доступ к имуществу, вверенному одному сотруднику (коллективу), получает другой работник или группа таковых.

Например:

1. происходит подмена на время трудового или учебного отпуска;
2. замена на период декретного отпуска;
3. вступление в должность взамен уволившегося работника.

Допускается требовать официального оформления замены даже при краткосрочном допуске другого работника к имуществу.

Особенности процедуры увольнения материально ответственного лица

Процедура увольнения материально ответственного лица не слишком отличается от стандартного процесса разрыва трудовых отношений с обычным сотрудником. Главными в ней будут являться следующие этапы:

1. Предупреждение работодателя о своих намерениях относительно увольнения. Так как аннулирование ранее заключенного трудового договора происходит по желанию сотрудника, значит, он должен выразить это желание в официальной форме. Для этого используется такой метод, как составление письменного заявления на имя руководителя организации. В нем служащий указывает свои намерения относительно увольнения без подробных разъяснений причин данного поступка.
2. В вышеуказанном заявлении обязательно должна быть проставлена непосредственная дата увольнения. И здесь сотруднику необходимо будет помнить о главном правиле, а именно – о соблюдении установленных сроков относительно предупреждения работодателя. В соответствии с действующими требованиями, такое заявление руководитель должен получить не позднее, чем за две недели до последнего рабочего дня сотрудника в данной организации. Этот двухнедельный период будет нужен руководителю для следующих действий:
   • для оформления всех требуемых документов, перечень которых устанавливается в законодательном порядке;
   • для проведения инвентаризации. Данная процедура представляет собой опись всего имущества, которое ранее было доверено в пользование увольняющемуся сотруднику. После инвентаризации все ценности должны быть переданы другому лицу. Это может быть, например, новый работник, который уже пришел на данную должность, либо просто другое лицо организации;
   • для поиска подходящей замены на место, которое очень скоро станет свободным.
3. Составление работодателем всех требуемых документов, а также осуществление окончательного расчета с сотрудником. Последняя процедура заключается в начислении уходящему служащему всех положенных ему денежных компенсаций. В этот же период времени работодателем должна быть заполнена трудовая книжка подчиненного. Туда вносится соответствующая запись об увольнении сотрудника по его собственному желанию. Книжка выдается служащему на руки в его последний день нахождения в организации.

Если быстро провести инвентаризацию невозможно

В большинстве случаев процедура инвентаризации не должна занимать много времени, однако иногда бывают и определенные исключения. К таким исключениям можно отнести ситуации, при которых у увольняющегося сотрудника имелось действительно много различных материальных ценностей, вверенных ему работодателем. В таком случае процедура инвентаризации может превысить установленный двухнедельный период отработки. В подобной ситуации у работодателя возникают вопросы о том, как поступить. Ведь задерживать процесс расторжения трудового договора с сотрудником нельзя, однако и инвентаризацию нужно довести до конца. В таком случае решить проблему можно одним из двух оптимальных способов:

1. Сотрудник все-таки увольняется в свой последний день работы, несмотря на то, что процедура инвентаризации не была доведена до конца. В таком случае при последующем выявлении недостачи работодателю необходимо будет обращаться в судебное учреждение, а также заниматься взысканием денежной компенсации в принудительном порядке. Главным минусом подобного способа разрешения проблемы будет являться потеря времени, а также необходимость предоставления различных доказательств для подтверждения факта вины конкретного сотрудника.
2. Работодатель договаривается с сотрудником о том, чтобы тот отозвал свое заявление на увольнение по собственному желанию для того, чтобы произвести увольнение по соглашению сторон. Данное соглашение представляет собой особый документ, в котором стороны трудовых отношений вправе прописать все важные нюансы предстоящей процедуры увольнения подчиненного. Следовательно, в это соглашение может быть включена важная информация о том, что увольнение будет считаться завершенным только в день полного проведения инвентаризации.

Безусловно, именно последний вариант решения проблемы будет являться наиболее выгодным как для работодателя, так и для его подчиненного. Руководитель организации сможет защитить себя от возможных претензий от сотрудника в будущем по поводу несвоевременного увольнения. Сотрудник же, в свою очередь, несколько увеличит время работы перед собственным уходом, однако за это сможет получить дополнительные выплаты. Нередко работодатель предлагает подчиненному выходное пособие. В таком случае размер данной выплаты также фиксируется в соответствующем разделе соглашения об увольнении.

Назначение материально-ответственных лиц

Для директора ответственность предусмотрена в полном размере.

Замдиректора, главный бухгалтер назначаются ответственными, если этого не произойдет, они несут такую же ответственность, как и прочие сотрудники предприятия. Для этого достаточно такое условие включить в трудовой договор.

Полная ответственность сотрудника, коллектива устанавливается договором, на основании которого готовится приказ. Договор об ответственности коллектива подписывает руководитель и все члены коллектива.

Обязательными условиями заключения договора являются:

• работающий достиг совершеннолетия;
• выполнение работы невозможно без обслуживания и применения материальных ценностей.

Ответственность в бюджетном учреждении отличается отсутствием оборота денег и ценных активов. Должности, связанные с такой деятельностью, отсутствуют.

Вопросы, которые нужно и не стоит задавать на собеседовании работодателю

Договор разрешено подписывать с трудящимися на должностях или занятых работами, указанными в Постановлении Министерства труда и соцразвития от 31.12.2002 № 85.

Чтобы избежать противоречий при обращении в судебные органы, следует уточнить нюансы материальной ответственности, их должна содержать должностная инструкция. Закон не установил такое требование.

Как передавать ценности

Главной особенностью увольнения материально ответственного лица выступает передача материальных ценностей, которая осуществляется на основании акта приема-передачи. Этот документ подписывают две стороны:

• Передающая сторона – увольняющийся работник;
• Принимающая сторона – новый сотрудник, принятый в организацию на освобождаемое место.

Важным юридическим нюансом выступает то, что сразу после подписания акта приема-передачи утрачивает свою силу договор о материальной ответственности. Сам сотрудник перестает нести на себе обязанности МОЛ – они переходят к новому работнику.

Процесс передачи ценностей должен уложиться в две недели обязательной отработки: задерживать для решения этого вопроса работника на его месте даже с сохранением зарплаты работодатель не вправе.

Как происходит на практике процесс передачи ценностей? Его можно представить в виде такой последовательности этапов:

1. Проводится инвентаризация ценностей (в договоре о материальной ответственности должна содержаться ссылка на положение об инвентаризации, действующее в этой организации; именно на его основании руководитель имеет право издать приказ о проведении переписи материальных ценностей при увольнении МОЛ).
2. При выявлении недостачи (расхождении сведений об имуществе с фактическими данными переписи) с увольняемого работника взыскивается компенсация ущерба;
3. Составляется и подписывается акт приема-передачи.

Следует подчеркнуть особо, что при выявлении недостачи работодатель имеет право отсрочить процесс увольнения сотрудника до полной компенсации ущерба, нанесенного его деятельностью организации.

Хотя в процессе приема-передачи ценностей участвуют только принимающая и передающая стороны, подписывает акт широкий круг субъектов, в частности:

• Главный бухгалтер;
• Руководитель компании;
• Начальник того отдела, в котором осуществляло свою деятельность материально ответственное лицо;
• Заведующий складом;
• Увольняемый сотрудник и сменяющий его новый работник.

Даже в том случае, если инвентаризацию проводит не само увольняемое МОЛ, оно обязано присутствовать на процедуре переписи имущества.

В российском законодательстве в настоящее время отсутствует унифицированная форма акта приема-передачи, поэтому он составляется в произвольной форме.

Оформление приказа на проведение инвентаризации

Сначала надо до конца определиться с понятием материальной ответственности и лиц, которые попадают под её действие. Полная ответственность назначается только при определённых условиях:

1. Необходимость защититься от разглашения важных сведений и тайн.
2. Вероятность имущественного ущерба в случае неисполнения обязанностей, полного или частичного.
3. При наличии противозаконных проступков, из-за которых имущество работодателя страдает.
4. Ущерб, нанесённый умышленно, либо в состоянии алкогольного опьянения.
5. При выявлении недостачи по ценностям, которые были доверены сотруднику на основании каких-либо соглашений.

Инвентаризация ТМЦ

Поле Склад заполняется из справочника Склады. Поле Ответственное лицо будет заполнено автоматически при условии, что в карточке склада было указано Ответственное лицо.

На вкладке Проведение инвентаризации заполняется:

• период проведения инвентаризации;
• номер и дата приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации;
• причина проведения инвентаризации.

На вкладке Инвентаризационная комиссия по кнопке Добавить из справочника Физические лица заполняется состав инвентаризационной комиссии. В графе Председатель с помощью флажка отмечается сотрудник, который назначен председателем инвентаризационной комиссии.

После заполнения вкладок Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия, используя кнопку Печать, можно распечатать Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22). PDF

Вкладка Товары заполняется автоматически при нажатии Заполнить — Заполнить по остаткам на складе.

1С анализирует остатки ТМЦ на момент проведения инвентаризации и заполняет вкладку Товары:

• Кол-во факт – фактическое количество ТМЦ по данным инвентаризации. При автоматическом заполнении документа графа заполняется согласно данным бухгалтерского учета. При не соответствии данных фактическому наличию ТМЦ необходимо вручную внести изменения в те позиции, по которым выявлены расхождения;
• Кол-во учет – учетное количество ТМЦ, данная графа заполняется автоматически и соответствует данным бухгалтерского учета в программе;
• Отклонение – разность граф Кол-во учет и Кол-во факт, т.е. расхождение фактических данных с данными бухгалтерского учета, выявленные в результате инвентаризации. Недостача отражается со знаком минус;
• Цена – себестоимость единицы ТМЦ, согласно учетным данным;
• Сумма факт – учетная стоимость ТМЦ, обнаруженных в результате инвентаризации, т.е. результат умножения граф Кол-во факт и Цена;
• Сумма учет – стоимость ТМЦ согласно учетным данным. Графа заполняется автоматически согласно данным бухгалтерского учета, это результат умножения граф Кол-во учет и Цена;
• Счет учета – счет учета инвентаризируемых ТМЦ, подставляется автоматически.

Если при инвентаризации обнаружен объект, который не был учтен, то его надо ввести на вкладке Товары по кнопке Добавить.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. инвентаризационную опись ТМЦ и сличительную ведомость. В 1С используется Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ -19).

Бланки можно распечатать из документа Инвентаризация товаров:

• кнопка Печать – Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3); PDF
• кнопка Печать – Сличительная ведомость (ИНВ-19). PDF

Обязанности материально-ответственного лица в компании

Материально-ответственные лица имеют достаточно широкий спектр обязанностей, связанных непосредственно с несением возложенных на них дополнительных обязательств. Помимо своих прямых рабочих задач, предусмотренных должностной инструкцией, материально-ответственные лица также обязаны:

• Вести учет вверенных в их распоряжение ценностей и заполнять соответствующую отчетность, как это предусмотрено должностной инструкцией или иной нормативно-правовой документацией самого предприятия.
• Обеспечивать безопасность и сохранность вверенных ценностей и своевременно информировать работодателя о возможной угрозе материальным активам.
• Принимать все необходимые меры по обеспечению сохранности, адекватного использования и распоряжения материальными ценностями.
• Проводить инвентаризацию по итогам отчетных периодов, либо в случае увольнения сотрудника и принятия на его место нового работника.

Однако, необходимо понимать, что работник не может фактически выполнять ряд этих обязанностей без прямого участия работодателя и других сотрудников. Поэтому также материально-ответственным лицам предоставляются и основные права, такие как:

• Участие в обсуждении вопросов, связанных с обращением и использованием материальных ценностей.
• Полный доступ к материальным ценностям для проведения операций по их учету, обеспечению безопасности хранения и использования.
• Возможность потребовать отстранения или дисциплинарного взыскания в отношении сотрудников, угрожающих безопасности материальных ценностей.
• Ознакомление со всеми локальными нормативными актами и документами, касающимися материальной ответственности и вверенных ценностей.
• Требование от работодателя обеспечения необходимых мероприятий по защите вверенных в распоряжение и на хранение материальных ценностей.

Материально-ответственное лицо может быть освобождено от ответственности, если работодатель не обеспечил надлежащие условия для сохранения ценностей, либо если порча либо утрата ценностей произошли вследствие противоправных действий третьих лиц, стихийных бедствий, в рамках обычных действий, предусмотренных должностной инструкцией или в случае вынужденной необходимости.