Как правильно подготовить приказ на отпуск

Когда нужно писать заявление

Нормами ТК РФ предусмотрено три вида отдыха для штатных сотрудников компаний, а именно:

• Ежегодный;
• Дополнительный;
• Административный.

Первый и второй отпуска в силу ст.114 ТК РФ и ст.116 ТК РФ оплачиваемые, третий вид освобождения от должностных обязанностей предоставляется без оплаты, хотя и с сохранением рабочего места. При этом, учитывая, что основания для указанных отпусков законом предусмотрены разные, правила документального оформления также немного отличаются.

На оплачиваемый отпуск

В обычном порядке, если кадровый работник четко соблюдает нормы закона и график очередности содержит конкретные даты начала как основных, так и дополнительных отпусков сотрудников, вручается уведомление о дате начала и окончания отдыха. Трудящийся ознакамливается с документом, ставит подписи и возвращает кадровику. На основании уведомления издается приказ и рассчитывается компенсация.

Однако если график очередности отдыха не содержит четких дат отпусков и основывается только на периоде равном месяцу, по сложившейся практике заявление на отпуск составляет работник исходя из устно согласованных с руководством сроков отдыха с учетом специфики производства. Также заявление на отпуск пишется и в случае, если работнику требуется отпуск вне графика, к примеру, в виду личных проблем либо же иным объективным причинам.

В частности, трудящийся может попросить в заявлении о переносе отдыха на иной период по следующим причинам:

• Предоставление путевки для санаторно-курортного лечения по рекомендации врача;
• Для решения семейных проблем, к примеру, при переезде, разводе либо помощи в поступлении ребенка в ВУЗ.

Мнение эксперта

Новиков Олег Тарасович

Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Если производственный процесс от отсутствия служащего в предлагаемый период не пострадает, руководство, как правило, идет на встречу и на основании заявления предоставляет отдых. Также заявление выступает основанием для внесения корректировки в график.

Однако, в некоторых ситуациях, определенных законом, дирекция обязана перенести ежегодный отдых труженика на предлагаемый им период. Так в силу ст.124 ТК РФ отпуск должен быть перенесен по следующим основаниям:

1. Перед отпуском по БиР либо же сразу после него.
2. При совпадении отдыха с периодом болезни.
3. При исполнении сотрудником государственных или гражданских обязанностей, таких как военные сборы, привлечение в качестве присяжных заседателей, участников избирательной комиссии и т.д.
4. При требовании супруги военнослужащего по контракту отдыха одновременно с мужем.
5. При предоставлении отпуска совместителям.
6. Планового повышения квалификации по настоянию руководства.
7. При совпадении ежегодного и ученического отпусков.

На отпуск за свой счет

Порядок оформления отпуска без сохранения заработка регламентируется нормами ст.128 ТК РФ. При этом указанная норма не предусматривает условия о предварительном составлении графика очередности данного вида отдыха ввиду того, что он предназначен для решения семейных проблем, наступление которых предвидеть невозможно.

Это важно знать: Может ли отец уйти в декретный отпуск по уходу за ребенком

При этом данный вид освобождения от трудовых обязанностей в зависимости от оснований оформления может являться обязательным к предоставлению и не обязательным. В частности, руководство компании не вправе отказывать в оформлении отпуска в следующих случаях:

• Для регистрации брака;
• При рождении ребенка у сотрудника;
• В случае смерти близких людей.

Также дирекция обязана оформить отпуск по первому требованию льготным категориям, отдельно определенным законом, в частности:

1. Пенсионерам.
2. Инвалидам.
3. Вдовам погибших военнослужащих.
4. Совместителям.
5. Матерям и отцам одиночкам.
6. Родителям детей с ограниченными возможностями.
7. Папе и маме, воспитывающих двух и более детей.
8. Ветеранам боевых действий.
9. Чернобыльцам.
10. Северянам.
11. Сотрудникам, поступающим в ВУЗ для сдачи вступительных экзаменов.

В иных случаях, если трудящийся не принадлежит к льготной категории либо же у него возникли рядовые семейные трудности, административный отпуск оформляется при наличии согласия руководства с учетом специфики компании на основании поданного работником заявления.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Важные моменты

Каждый работник имеет право на ежегодный отпуск, независимо от того трудится он в крупной организации или у ИП.

В некоторых ситуациях он имеет возможность воспользоваться и другими видами официального отдыха (дополнительным, ученическим и т. д.).

При этом работодатель должен не только принять заявление о его предоставлении, но и оформить необходимые бумаги. Одной из них является приказ по организации.

Фактически приказ о предоставлении отпуска является локальным нормативным актом, которым руководитель отдает распоряжение по организации о предоставлении конкретному сотруднику законного отдыха определенного типа и на определенное время.

Приказ в обязательном порядке подписывает руководитель юридического отдела. После этого сотрудника должны ознакомить с данным документом под роспись.

Если отдых является оплачиваемым, то на основании приказа бухгалтерия должна произвести начисление отпускных, удержать с них в соответствии с НК РФ НДФЛ, перечислить налог в бюджет и сделать взносы в фонды соцстрахования.

Некоторые виды являются специальными и предоставляются на особых условиях. Например, при предоставлении по беременности и родам не удерживается с пособия сумма НДФЛ.

Но это не освобождает работодателя от обязанности надлежащим образом оформлять документы и в частности распоряжения.

Составление правильного приказа является важным моментом, как для организации, так и для сотрудника.

Если руководитель не подготовит документ должным образом, то у него могут возникнуть проблемы при проведении различных проверок соответствующими госорганами.

Бухгалтерии также будет весьма затруднительно правильно начислить и выплатить отпускные если они полагаются.

Сотруднику организации также важно контролировать правильность составления распоряжения. От этого зависит размер получаемых ими отпускных (если положены), а также данный документ может пригодиться при возникновении различных споров с нанимателем

От этого зависит размер получаемых ими отпускных (если положены), а также данный документ может пригодиться при возникновении различных споров с нанимателем.

Например, при отсутствии приказа будет сложно доказать, что пропуск работы не был самовольным прогулом.

На основании чего подготавливается

Главным документом, служащим основанием для предоставления отдыха и оформления соответствующего распоряжения руководителем организации является заявление сотрудника.

Оно может быть подготовлено с использованием компьютера или написано от руки, но обязательно должно содержать личную подпись человека.

Подавать заявление на отпуск сотрудник должен заблаговременно. На ежегодный отпуск его обычно передают в отдел кадров за 15 или более дней до даты начала отдыха.

В остальных случаях нужно также предупреждать руководителя заранее о его необходимости. Ему потребуется внести определенные корректировки в работу всей организации.

Важно! Оформить его просто на основании графика для работодателя будет серьезной ошибкой. Ведь сотрудник фактически никак не выражал своего желания

Особенно часто подобные нарушения кадрового учета встречаются в мелких фирмах

Ведь сотрудник фактически никак не выражал своего желания. Особенно часто подобные нарушения кадрового учета встречаются в мелких фирмах.

Но наличие заявления и своевременно оформленного приказа в интересах сотрудника и его нанимателя.

В определенных ситуациях к заявлению должны прилагаться документы, подтверждающие наличие причины для его предоставления.

Например, это может быть справка-вызов для оформления ученического отпуска или свидетельство о рождении ребенка, если сотруднику нужно несколько дней без содержания после появления в семье малыша.

За какой период

При оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска нередко возникает вопрос о том, за какой период он предоставляется.

На самом деле ТК РФ довольно четко дает на него ответ. Предоставляется за период работы у одного конкретного нанимателя.

Первый раз можно уйти через 6 месяцев работы в организации-работодателе, а второй и последующие отпуска должны предоставляться не реже 1 раза в год.

В определенных ситуациях отпуск может быть предоставлен работодателем заранее. Иногда он это сделать будет даже обязан (например, если сотрудник еще не достиг возраста 18 лет).

Разделы и их описания

Стандартный документ издается на фирменном бланке с указанием всех обязательных реквизитов и содержит следующие разделы:

1. Преамбула — краткое описание оснований оформления документа, например, ссылка на график, личное заявление, статью Трудового кодекса.
2. Основная (содержательная) часть. Заполняется конкретными данными об отдыхе: должность, Ф.И.О. сотрудника, даты, периоды, основания.
3. Приложения. Обычно — основания, подтверждающие право (свидетельства, справки и другие).
4. Подписи и необходимые согласования (визы). Содержит указание на должности уполномоченных лиц, визы согласующих лиц, подпись об ознакомлении сотрудника.

Как оформить такой приказ

Данный документ не имеет строгого государственного унифицированного образца, поэтому каждая организация вправе разрабатывать его бланк самостоятельно или писать приказ в свободной форме. Мы рассматриваем простой и вместе с тем законный и понятный пример приказа.

Часть 1

В верхней части бланка нужно вписать полное наименование организации (как прописано в регистрационных документах), затем следует указать номер приказа по внутреннему документообороту. Чуть ниже, в соответствующих строках нужно указать город, в котором зарегистрирована организация-работодатель, а также дату заполнения приказа об отмене отпуска.

Пункт первый включает в себя основные данные о сотруднике:

• фамилию, имя, отчество (без сокращений),
• табельный номер, присвоенный при трудоустройстве,
• должность (с указанием при необходимости разряда, класса или квалификации),
• структурное подразделение или отдел, к которому принадлежит данный работник.

Далее следует вписать дату, с которой был запланирован отпуск, а также период, за который он предоставляется (число, месяц и год начала и конца периода – обычно год либо полгода).

Здесь же, чуть ниже, вписывается количество отпускных дней (цифрами) и период ранее запланированного отпуска (даты его начала и конца). Последнее, что следует обязательно указать – это причину переноса отпуска (чаще всего это производственная необходимость, но иногда может быть и желание сотрудника, оформленное в письменном виде).

Часть 2

Во второй пункт приказа об отмене отпуска следует опять же вписать фамилию, имя, отчество работника (без сокращений) и период, на который переносится отпуск (число, месяц и год начала и конца периода), с обязательным указанием количества дней отпуска. Чуть ниже нужно отметить основание, по которому отпуск был перенесен (заявление сотрудника – без него этот приказ был бы недействителен).

В завершение приказ должен заверить своей подписью руководитель предприятия, а также сам сотрудник – его подпись будет являться свидетельством того, что он с данным документом ознакомлен и согласен.

Оформленный приказ следует распечатать в трех экземплярах (подписывать нужно каждый из них). Один необходимо отдать в отдел кадров для хранения в архиве предприятия, другой – в бухгалтерию (для перерасчета отпускных), а третий – на руки сотруднику. Руководитель кадрового отдела и главный бухгалтер также должны ознакомиться с этим документом и поставить под ним свои подписи.

Важно помнить о том, что при переносе отпуска хотя бы одного из сотрудников, изменения придется вносить в график отпусков всего предприятия, который составляется заранее, за две недели до начала нового года. Отдельного документа на внесение корректировок в отпускной график не нужно – основанием для них вполне может послужить как заявление сотрудника, так и данный приказ об отмене отпуска

Главное, чтобы на всех документах стояли подписи ответственных лиц, а также руководства организации.

Особенности издания приказа

Порядок переноса отпуска зафиксирован в статье 124 ТК РФ. При выполнении процедуры нужно учитывать эти нюансы:

• Даты отпуска нужно зафиксировать в графике Т-7.
• Требуется составить распоряжение.
• Управленец должен соблюдать нормы Госкомстата по хранению локальной документации.

Изменения в график вносятся на основании распоряжения руководителя. На его же основании вносятся корректировки в личную карту работника, бухгалтерские документы.

Форма распоряжения не регламентирована законами. И из этого можно сделать вывод о том, что приказ можно составлять в свободном виде. В большинстве организаций утверждается своя форма подобного распоряжения. Но даже если этой формы нет, нужно следовать правилам оформления документов, принятым в компании. В приказе нужно обязательно зафиксировать причину переноса отпуска. Если таких причин несколько, нужно выделить основную.

ВАЖНО! При любых корректировках, касающихся отпуска, необходимо отражать их в график отпусков

Как оплачивается основной отпуск в 2021 году

Правила расчета за ежегодный оплачиваемый отпуск установлены ТК РФ (ст. 139) и постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

В 2021 году, как и ранее, расчеты производятся из среднего заработка. Средний заработок, приходящийся на 1 день, вычисляется от суммы дохода, полученного за последние 12 месяцев (по календарю), который делится на 12 и на показатель среднемесячного числа дней 29,3, указанный в ст. 139 ТК РФ. На практике такое идеальное решение встречается редко. Расчет за отличающийся от идеала предотпускной период будет разобран на примере.

Обратите внимание! Такой расчет предусмотрен отдельно и только для отпусков. Для других случаев средний заработок считается по-другому

Для расчета среднего заработка в день (СЗД), если исходные 12 месяцев отработаны не полностью, существует формула:

ЗП

СЗД = ——————————————-

            (ПМ × 29,3 + СКДМ)

где:

ЗП — зарплата за расчетный период;

ПМ — полные месяцы, которые отработаны;

СКДМ — сумма среднемесячного числа отработанных дней в не полностью отработанных месяцах, которую рассчитывают по формуле:

29,3

СКДМ = ————————————- × ОД

КД

КД — общее количество дней в месяце;

ОД — отработанные дни.

Пример

Сотрудник трудоустроился на предприятие 14.07.2020 с окладом 35 000 руб. С 02.10.2020 по 11.10.2020 он находился на больничном. Сотрудник идет в отпуск с 15.04.2021, по его просьбе отпуск используется частично и составляет 14 дней.

1. Поскольку сотрудник 12 месяцев не отработал, в расчет будут включаться только те месяцы расчетного периода, в которых он работал (с 14.07.2020 по 31.03.2021).
2. Параметры расчета показателей:

	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь	Январь	Февраль	Март	Итого
КД	31	ПМ	ПМ	31	ПМ	ПМ	ПМ	ПМ	ПМ
ОД	18			21
ЗП	21 304	35 000	35 000	19 091	35 000	35 000	35 000	35 000	35 000	285 396

ПМ (отработан полный месяц) = 7

СКДМ июль: 29,3 / 31 × 18 = 17,01

СКДМ октябрь: 29,3 / 31 × 21=19,85

СКДМ всего за расчетный период: 17,01 + 19,85 = 36,86

3.

285 396

СЗД = ——————————— = 1 179,52

(29,3 × 7 + 36,86)

Отпускные: 1 179,52 × 14 = 16 513,28.

Обратите внимание! Дни прошедших праздников (например, в январе 2021 года) из расчета по формуле не исключаются. Расчет при окладе идет по календарным дням в месяцах

По общему правилу в показатель ЗП включаются премии за период. Вместе с тем здесь есть нюансы:

• Если в одном месяце начислено несколько премий по одному основанию, в расчет включается одна (какая — устанавливается приказом по организации).
• Если в период расчета попадает только часть периода премии (например, 2 месяца квартала при квартальном премировании), включение в расчет идет пропорционально.

Подробнее о том, как в расчете отпускных учитывают премии, читайте в материале «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

А быстро рассчитать отпускные вам поможет наш калькулятор.

Форма приказа

Типовой приказ при оформлении отпуска утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 года. Но работодателю не запрещается разработать форму самостоятельно и использовать ее в делопроизводстве своей организации. Применение своей основы для такого приказа необходимо утвердить положением о кадровом документообороте

Важно лишь соблюсти все параметры, которые должны быть в нем отражены

К типовым формам приказа о ежегодном отпуске относятся следующие:

• Т-6 – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• Т-6а, когда отдых предоставляется сразу нескольким работникам в рамках коллективного договора, законодательства или локальных нормативных актов.

Инструкция по составлению приказа на отпуск

Также этот документ служит основанием для начисления оплаты за отпуск и внесения данных в табель учета рабочего времени.

Для оформления приказа об отпуске чаще всего используют два унифицированных бланка: Т-6 и Т-6а. Основное их различие в том, что первая форма предназначена для оформления отпуска на одного человека, а вторая, обозначенная литерой «а», для оформления сразу нескольких работников.

По форме Т-6а можно оформлять и только одного человека, ошибки здесь не будет.

Расскажем подробнее, как оформить приказ на отпуск, на примере формы Т-6.

Шаг 2. Обозначить наименование учреждения, которое издает документ.

Шаг 3. После слов «Предоставить отпуск» указать Ф.И.О. сотрудника полностью.

Шаг 4. В соответствующих строках зафиксировать название структурного подразделения и должность сотрудника.

Шаг 5. В предусмотренной строке должен указываться рабочий период, за который работнику предоставляется отпуск. Рабочий период — это продолжительность рабочего года конкретного человека.

Шаг 6. Оформить строки А, Б, В в зависимости от того, какой вид отпуска оформляется.

Если оформляются отпуска разных видов, в раздел В формы нужно внести данные об общей длительности всех отпусков. При оформлении основного отпуска без дополнительного раздел Б не заполняется. А вот образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы требует оформления данного раздела.

Шаг 8. Подписать документ об отпуске у руководителя учреждения.

Шаг 9. Ознакомить сотрудника с документом об отпуске письменно.

Документы основания

Для составления распоряжения нужно документальное основание. В качестве такого может выступать заявление сотрудника, если он его подает.

Но не всегда работнику нужно писать заявление.

Если в декабре предшествующего года работодатель утвердил график отпусков и ознакомил с его содержанием персонал под роспись, то писать заявление не требуется.

При этом документ основание для составления приказа – это график Т-7.

В таком случае не нужно ждать от сотрудника никаких письменных документом, за 3 дня до даты, указанной в графике, следует оформить распоряжение и провести расчет отпускных с их последующей выплатой. Для расчета отпускных может применяться записка-расчет форма Т-60.

Какую форму заполнять?

Существует унифицированная форма Т-6, применяемая для оформления отпуска одного сотрудника, или Т-6а, если отдыхать отправляется сразу несколько работников.

Организация может использовать типовые формы, которые удобны и правильны.

Однако законодательство давно отменило обязанность по заполнению именно унифицированных кадровых форм документов.

Компания может разработать свои бланки и применять их для оформления.

Единственное – в произвольной форме распоряжения должны присутствовать необходимые реквизиты, имеющиеся в типовом унифицированном бланке.

Как правильно оформить форму Т-6?

Если для оформления ежегодного отпуска работодатель заполняет типовой бланк Т-6, то в нем нужно указать:

• наименование компании в сокращенном виде;
• дата заполнения;
• номер;
• ФИО работника, должность, табельный номер, подразделение;
• период работы – рабочий год, за который предоставляется оплачиваемый отдых;
• в разделе А – продолжительность в календарных днях, дата начала и окончания отдыха;
• в разделе Б сведения нужно заполнять, если, помимо основного оплачиваемого отпуска, также предоставляется другой вид (например, без сохранения заработной платы или учебный);
• в разделе В – суммирующиеся сведения из разделов А и Б;
• подпись директора;
• подпись работника.

Нумерация

Приказу нужно присвоить уникальный номер в рамках текущего года. Нумерация определяется в момент регистрации распоряжения в журнале.

Номер может включать цифры и буквы, обозначающие содержание документа. Например, приказы, оформляемые в отношении отпусков, могут через дробь или дефис в номер содержать буквы «О» или «ОТ».

Это удобно и позволяет быстро оценить содержание приказа, о чем, только по его номеру.

Нумерация в пределах года должна быть порядковой, номера не должны повторяться.

Дата составления

В качестве даты используется текущий день оформления приказа. Дата составления не должна совпадать с днем ухода в отпуск, конкретные сроки отдыха прописываются в содержании распоряжения.

Составить же приказ нужно заранее, чтобы успеть рассчитать отпускные и выплатить их за 3 дня до ухода сотрудника.

Период работы сотрудника

Каждый рабочий год дает право на 28 дней отпуска (или больше, если положены дополнительные дни).

Рабочий год исчисляется с даты приема в компанию, это не календарные года.

В строку «период работы» нужно вписать рабочий год, за который предоставляется очередной отпуск.

Если работник не успел отработать полный год, то указывается фактическое время с дня трудоустройства в компанию.

Нужна ли печать на распоряжении?

Кадровые приказы не требуют проставления печати. Подписи руководителя достаточно для утверждения распоряжения.

Если же на подпись директора будет поставлена все-таки печать, то это не будет считаться нарушением, и не сделает документ не действительным.

Отпуск с последующим увольнением

В статье 127 Трудового кодекса РФ говорится, что когда сотрудник увольняется, у него есть право получить от работодателя все неиспользованные дни отпуска.

Чтобы получить неиспользованный отпускной период и после него уволиться, надо написать отдельное заявление. Изложение может быть свободным.

Если просьба сотрудника подлежит удовлетворению, работодатель сразу же издает приказ, отправляя сотрудника в отпуск с дальнейшим его увольнением.

Распорядительный документ руководства организации о предоставлении отпуска (и увольнения) должен содержать такие данные:

• о сотруднике (кто он – ФИО, на какой должности работает, в каком структурном подразделении юр. лица);
• какая общая длительность запрашиваемого отпуска;
• когда начинается (оканчивается) отпускной период;
• данные по увольнению работника и по его расчету.

Внимание! Как и ежегодно используемый отпуск, который по той или иной причине сотрудник не взял, дни отпуска, предоставляемые сотруднику перед его расчетом с работы, подлежат полной оплате. Обязанность работодателя – предоставить подготовленный приказ увольняющемуся работнику для ознакомления и подписания

Обязанность работодателя – предоставить подготовленный приказ увольняющемуся работнику для ознакомления и подписания.

При отказе в подписании приказа, несмотря на ознакомление с ним, нужно оформить удостоверяющий акт.

Если в процессе оформления отпуска с дальнейшим расчетом с работы применяются унифицированные шаблоны (согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004), подготавливать необходимо два раздельных распоряжения:

• касательно направления работника в отпуск применяется форма Т-6 либо Т-6а.
• в отношении расторжения ТД используют форму Т-8 (или Т-8а).

При использовании форм, утвержденных в организации, допускается оформление одним актом. Однако используемая при оформлении общая форма приказа должна предварительно утверждаться руководством.

Начисление отпускных происходит незадолго до ухода в отпуск (за 3 дня до даты его начала) – это требование отражено в заключительной части статьи 136 Кодекса.

Прочие расчетные действия и процедуры выполняются за день до наступления отпуска (касательно выплаты зарплаты, компенсаций, подготовки справок, выдачи сотруднику его трудовой и отражения записи в ней). В данный день юридически все трудовые правоотношения между сторонами завершаются (часть 5 статьи 80 Кодекса).

Все записи в трудовой делаются в этот же день – непосредственно перед уходом работника на отдых. Необходимо ознакомить сотрудника со сделанной в его трудовой записью, проследить, чтобы он подписался в книге (по движению трудовых книжек) и отдельно – в карточке Т-2.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец заявления о предоставлении отпуска с последующим увольнением:

Унифицированные формы Т-6, Т-6а: назначение

Посредством формы Т-6 российские организации оформляют локальные нормативные акты (приказы) о предоставлении сотруднику отпуска (ежегодного, декретного, учебного). В коммерческих организациях ее использование должно быть утверждено руководством, в государственных — положениями бюджетного законодательства. Форма T-6а используется вместо Т-6 в тех случаях, когда организация оформляет приказ о предоставлении того или иного вида отпуска сразу нескольким штатным сотрудникам.

См. также «Какими документами оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили приказ и записку-расчет о предоставлении ежегодного отпуска сотруднику. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется

Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт

В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.

Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников

Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника

В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.

Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.

Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются

Что нужно обязательно указать в приказе

Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления. Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:

• наименование организации-работодателя;
• Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
• вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
• период работы, за который предоставлен отдых;
• даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
• подпись и данные руководителя организации.

Если с большинством информации, обязательной к заполнению, все более-менее понятно, то возникает вопрос, что считать периодом работы. Таким периодом всегда является рабочий год. Например:

Оформление формы № Т-6 будет отличаться от формы № Т-6а только количеством отпускников. Обязательные реквизиты и требования к заполнению не изменяются.

Выводы

Неверно составленный отпускной график может:

• нарушить порядок очередности предоставления полагающихся отпусков;
• повлечь наложение санкций контролирующими органами;
• отрицательно повлиять на работу предприятия.

В любом случае внесение поправок осуществляется с разрешения администрации компании. Данный документ является локальным, работодатель должен знакомить с ним весь персонал под роспись. Если вносятся корректировки по конкретному сотруднику или группе специалистов, то в курс дела вводят только работников, упомянутых в документе, всех остальных оповещать об изменениях нет необходимости.

К измененному графику можно приложить ознакомительный лист, куда будут вносится отметки о сути поправок, а рядом сотрудник будет ставить автограф.