Управление закупками

ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия – значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами – обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Конечно, не для всех работ и производственных процессов мы заранее знаем потребность в материалах. Иногда не возможно на этапе материально-технического планирования определиться с точным объемом требуемых ТМЦ или даже с тем, какие ТМЦ потребуются. Во многих случаях эта проблема решается за счет создания текущего оборачиваемого запаса – небольшого запаса постоянно используемых товаров, которые мы всегда имеем в наличии (на сайте можно найти статьи о пользе нормирования запасов, а также о том, какие виды запасов мы рекомендуем для применения на практике).

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов – на оборачиваемость, аварийных запасов – на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем «заказы» – электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ

При оформлении заказов крайне важно определиться с источником обеспечения, т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ

В своей практике мы используем 5 источников обеспечения. Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов – запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье о планирование потребности в ТМЦ (заказ ТМЦ и источники обеспечения).

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ – это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях.

Система стимулирования

Если уж мы решили развивать систему управления
закупками на основе показателей, логично стимулировать участников закупочной
деятельности на выполнение плановых значений показателей, за которые они
отвечают. Приведём здесь принципы такой системы стимулирования:

Показатели системы стимулирования выбираются руководством компании из общего
списка системы показателей KPI с учётом важности для текущего момента,
Переменные объективные части совокупного дохода формируются на основе
план-фактного, а не абсолютного значения показателей. Такое решение направлено
на повышение значимости плана, снимает зависимость формулы стимулирования от
списка и абсолютных значений показателей.
Для учёта ранее достигнутых результатов, масштаба деятельности сотрудника
используется базовая ставка (БС), рассчитываемая ежемесячно на основании
среднемесячного объёма закупок за календарный год.
В формулу дохода вводится субъективная составляющая, предназначенная для
стимулирования важных для компании действий, экспертной оценки показателей,
которые компания ещё не умеет измерять или планировать, сохранения за
начальником отдела рычагов руководства.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

ТРАДИЦИОННЫЕ ВЫЗОВЫ ДЛЯ СПЕЦИАЛИСТОВ ПО ЗАКУПКАМ

Автоматизируемые системы управления закупками позволяют освободить множество инструментов компании, которые теперь можно использовать более продуктивно и с большей пользой для предприятия. Это выполняется продуманными алгоритмами программной части ресурса. Продукт отличается удобным и продуманным интерфейсом управления. Он позволяет выделять наиболее часто применяемые операции и получить к ним быстрый доступ для экономии времени пользователя. Программный комплекс «PROF-IT SRM:Управление закупками» состоит из следующих вызовов:

• Трудоемкость процесса регистрации поставщиков.
• Сложности в формировании плана.
• Непрозрачный процесс закупок.
• Срывы поставок из-за отсутствия актуальной информации по обеспечению потребности.

Они гармонично и точно объединены защищенной программной оболочкой, которая позволяет быстро получать информацию и средства управления множеством функций программы. Информационная система также позволяет легко и комфортно работать нескольким пользователям одновременно с полным соблюдением правил информационной безопасности. Доступ к программе осуществляется через браузер или удаленный доступ.

Аукцион

Метод определения поставщиков посредством открытых аукционов и конкурсов указан во второй главе закона №44-ФЗ. Способ закупки аукцион — один из наиболее распространенных методов. На них осуществляется большая часть всех торгов — около 54% проводимых закупок. На следующем месте находятся закупки у единственных поставщиков или подрядчиков, а на третьем — открытые конкурсы. Посредством аукциона можно размещать закупки как на поставку товара, так и на выполнение работ и услуг.

Аукционы как электронные способы закупки размещаются и проводятся на торговых площадках в сети Интернет. По закону о закупках для этого предусмотрено пять электронных площадок. Чтобы подать заявку на электронный аукцион, не нужно отправлять документы в письменном виде — достаточно прикрепить их к заявке в электронном виде.

Заявка участника формируется из двух частей. В одной части включается согласие участвующего, в котором он подтверждает, что готов выполнять условия по предмету договора — поставке, работе или услуге. Также здесь участник информирует о конкретных характеристики поставляемого товара.

В части два участникам уже предоставляется вся детальная информация: уставные документы, лицензии по сфере деятельности, бумаги о соответствии требованиям, а также документы, по которым участник будет иметь преимущества в ходе рассмотрения заявок.

Правительством утвержден перечень объектов, для закупки которых заказчики обязательно должны провести торги в виде аукциона в электронной форме. Например, если это:

• товар — одежда, продукты, бумага и бумажные изделия, медикаменты;
• услуги — водный транспорт, водоотведение, ремонт машин;
• работы — возведение зданий, уборка, мытье окон, услуги туристических предприятий и прочее.

Кроме того, аукцион проводится, если законодательством запрещено делать закупку через единственного поставщика или через объявление котировки. А также извещение об электронных торгах размещается, если для требуемого товара или услуги не обязательно наличие дополнительных критериев: опыта, квалификации, и заявки от участников можно рассматривать только по критерию «стоимость контракта».

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок — тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров – также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем «готовить» поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком

Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям – сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей – описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Функции закупочной логистики

Конечной целью службы закупочной логистики является создание устойчивой системы, объединяющей входящие материальные потоки. Навигация по статье

• Суть, задачи и функции закупочной логистики
• Управление логистикой закупок
• Модели организации закупочной логистики и снабжения предприятия
• Заключение

Прибыль классического коммерческого предприятия основана на переработке или продаже продукта, получаемого извне. Конкурентоспособность конечной цены товара в значительной степени зависит от его себестоимости, а в ней решающую роль играет стоимость сырья и комплектующих изделий. Закупочная логистика – наука об оптимизации расходов на приобретение исходных материалов.

Управление закупками — область деятельности, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги

Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – тактическом и стратегическом

1. Снабжение (закупки)

В тактическом, оперативном плане – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара – необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.

2. Стратегическая сторона снабжения

Собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы

Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения — повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании

Такие термины, как «закупка», «поставка», «снабжение», «обеспечение сырьем и материалами» и т.д. являются практически взаимозаменяемыми. Единого определения каждого термина не существует. В некоторых источниках «закупка» означает разовую сделку, нацеленную на приобретение необходимого в данный момент сырья и материалов. В таком случае этот термин характеризует тактическую деятельность отдела закупок фирмы.

В ряде случаев можно встретить понятие снабженческого (материального) менеджмента, под которым понимается планирование и контроль над всем входящим материальным потоком (материальными ресурсами и готовой продукции), поступающим в компанию.

Сюда относят следующие виды деятельности:

• Планирование поступлений материальных ресурсов и (или) готовой продукции и контроль на этом этапе;
• Собственно закупки;
• Доставка;
• Приемка и контроль качества;
• Хранение и отпуск на производство;
• Распоряжение невостребованными или некачественными остатками;
• Утилизация отходов производства;

Зачастую материальный менеджмент в промышленных компаниях в западнойлогистической практике охватывает сферы закупок и материально- технического обеспечения производства, которые бывает трудно разграничить.

На типичном производственном предприятии за поступление материалов и компонентов со стороны в нужное место и нужное время (procurement) отвечает отдел снабжения.

Но как только производственный процесс запущен, обслуживание всех возникающих после этого потребностей в перемещении материалов и полуфабрикатов внутри предприятия классифицируется как материально–техническое обеспечение (поддержка) производства.

Сфера деятельности, связанная с закупками подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде.

Поэтому деятельность логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи:

• определение потребности в материальных ресурсах;
• поиск потенциального поставщика;
• оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;
• выбор метода закупки;
• установление приемлемой цены и условий поставки;
• мониторинг товара до момента его доставки;
• оценка продукции поставщика и услуг.

Если же функции закупки расширить, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.

ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным – график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным – график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.