Записка-расчет при увольнении

Порядок заполнения и образец

Следует представить образец заполнения записки-расчет при увольнении по форме Т-61 в 2020 году, который поможет специалистам рассчитать положенные работнику выплаты.

Лицевая сторона

Лицевая сторона должна содержать следующие сведения:

• название компании с кодом ОКПО;
• нумерация и дата составления документа;
• нумерация и дата заключения ранее составленного трудового договора;
• личные данные увольняющегося сотрудника – фамилия, имя и отчество, табельный номер и полное наименование структурного подразделения предприятия, за которым числится увольняющийся;
• информация об увольнении – дата подачи заявления, статья по ТК РФ, на основании которого был составлен приказ об увольнении, сама дата и номер приказного документа;
• количество календарных дней неиспользуемого отпуска, дополнительно указываются те дни, которые были использованы авансом – эти числа будут вычтены из общего расчета зарплатных выплат;
• в завершении ставится подпись специалиста из отдела кадров, и дата заполнения записки-расчет.

Эту часть документа заполняет кадровик, поскольку на данной странице представлены только общие сведения.

Оборотная

Как только кадровик заполнит лицевую сторону, он передает документ бухгалтеру, который проводит расчет положенных выплат увольняющемуся – данные вносятся в оборотную сторону.

Оборотная сторона представляется в виде многочисленных таблиц, заполняемых следующим образом:

• в графе 1 указывают год расчетного периода;
• 2 – рассчитанные 12 месяцев до дня увольнения сотрудника;
• 3 – проводится определение выплат, проводимых сотруднику за каждый месяц расчетного периода (если у работника были надбавки, их указывают в общей сумме);
• 4 – календарные дни расчетного периода – в данном случае используют число 29,3 для каждого месяца, если он был отработан в полной мере;
• 5 – эту графу можно не заполнять, если у работника не учитывается количество рабочего времени;
• 6 – рассчитывается по формуле среднедневной заработок – строка 3 (сумма начислений)/строка 4 (количество календарных дней);
• 7 – указываются дни отпуска, если были использованы авансом;
• 8 – указываются дни отпуска, которые не были использованы;
• 9 – рассчитывается сумма выплат, которая предназначена за неиспользованный отпуск ((графа 8 – графа 7)*графа 6);
• 10 – размер начисленной за отработанный период заработной платы;
• 11 – размер отпускных – их просто переписывают из графы 9;
• 12 – отображаются любые другие начисления;
• 13 – подводится итог всей суммы, которую необходимо выплатить увольняющемуся сотруднику;
• 14 – сумма для вычета НДФЛ, рассчитывается в количестве 13% от части, указанной в графе 13;
• 15 – указываются дополнительные удержания, если они имеются – обязательно подтверждаются ТК РФ;
• 16 – проводится подведение итогов всех удержаний – складываются суммы из граф 14 и 15;
• 17 – указываются размеры невыплаченной заработной платы и прочих положенных выплат увольняющемуся сотруднику;
• 18 – любые суммы задолженности, которые относятся к самому работнику перед предприятием;
• 19 – указывается окончательный результат рассчитанной для выдачи оплаты труда.

Итоговая сумма указывается численно и прописью. При ее расчете учитываются все взносы и выплаты, положенные увольняющемуся сотруднику. Образец записки можно скачать.

Когда выдают справку 182н

Оформление справок 182 н регулируется на законодательном уровне. Условия регламентируются актом, о котором можно найти информацию в пункте 2 ст. 4.1 (Федерального закона от 29.12.06 N 255-ФЗ). Законодательный акт предусматривает два варианта заполнения бланка документа:

1. При увольнении сотрудника, когда он обратился по данному вопросу в письменном виде. Для бухгалтерской работы в таком случае выделен срок в три дня после подачи заявления.
2. В завершающий день трудовой деятельности. В этом случае выдача справки также связана с увольнением. Только не требуется дополнительная подача заявления.

В первом варианте разработаны условия для работника, когда он подает заявление на увольнение и прекращение трудовой деятельности в этот же день. Закон допускает передачу такой справки через доверенное лицо, либо по почте на реквизиты предприятия.

образец заявления для выдачи справки 182Н

Во втором варианте бухгалтерия данную справку визирует у начальника предприятия, после чего для работника подготавливается вся необходимая документация, положенная при увольнении, включая справку 182 н.

Где получить справку 182н

Оформление справок и начислений больничных формы 182н — обязанность бухгалтерий компаний. Этот документ может заполнить и кадровый отдел предприятия в рамках дел об увольнении сотрудника.

Где получить справку 182Н

Порядок действий по оформлению документа определяется внутренним регламентом предприятия. На нем должна присутствовать печать и подпись работодателя. Печать необязательна, если предприниматель на законном основании может вести деятельность без компании.

В случае, когда компания-работодатель по каким-либо причинам не выдала документ увольняющемуся работнику, то впоследствии у него могут быть проблемы с социальными гарантированными выплатами или трудоустройством. Через продолжительное время справку можно также получить у бывшего работодателя.

Может ли работодатель отказать в выдаче справки

По законодательству России не предусматривается отказ бывшего работодателя в выдаче уволившемуся работнику справки 182н. Образец бланка утвержден в Минтруде в приказе №182 от 30.04.2013. Отказать в оформлении и выдаче документа работодатель не в праве. Человек может отстоять свои законные права в трудовую инспекции или в суде.

Однако (к примеру) бывают случаи сбоев в компьютерной технике и утери данных, принятие в фирму новых бухгалтеров и прочее. Выдача документа может затянуться на долгое время.

Здесь разрешить проблему можно следующим способом: нужно на новом месте работы написать заявление, чтобы бухгалтерия от имени нового работника сделала в Пенсионный фонд запрос на предоставление данных от прошлого работодателя о выплатах. Сведения из ПФР заменяют справку 182н и являются основанием для бухгалтерских расчетов по гарантийным начислениям.

Процедура заполнения ведомости

Специалист отдела кадров рассчитывает и указывает в справке число невостребованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию. Если сотрудник отгулял больше дней, чем положено, то должен вернуть часть отпускных. Затем ведомость передается в бухгалтерию, где на основании указанных данных и сведений о зарплате рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск и прочие выплаты. Процесс заполнения документа имеет установленный формат, который необходимо соблюдать.

Лицевая сторона

Пример заполненного документа, первая страница.

В верхней части бланка специалист отдела кадров должен указать:

• полное наименование предприятия;
• код учреждения в соответствии со справочником ОКПО;
• номер, присвоенный документу;
• дату заполнения бланка.

Из личной карточки сотрудника в форму вносятся сведения:

• дата и номер заключенного трудового соглашения;
• ФИО;
• персональный табельный номер;
• наименование структурного подразделения;
• занимаемая должность.

Далее указываются сведения об увольнении, которые берутся из приказа:

• дата расторжения контракта;
• причина увольнения и соответствующая статья ТК;
• номер увольнительного приказа и дата его составления.

Ниже записывается число дней невостребованного отпуска или взятого авансом и период, за который выполнен расчет.

Если у лиц, ответственных за формирование бланка недостаточно опыта, следует изучить основные нормативные документы и образец заполнения записки-расчета при увольнении. За нарушение трудового кодекса могут последовать взыскания не только со стороны инспекции по труду, но и налоговых органов.

Специалист, заполнивший бланк, проверяет достоверность данных и ставит внизу дату его составления и подпись.

Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц

Один из наших лучших авторов написал отличную статью о том, как зарабатывают в игровой индустрии тысячи людей в интернете. Читайте материал с отзывами людей о лучших играх для выигрыша денег.

Оборотная сторона

Обратная сторона записки-расчета.

Бухгалтер вначале рассчитывает отпускные в разделе, состоящем из 2 таблиц. Левая таблица заполняется данными:

1. Год расчетного периода.
2. 12 месяцев, которые предшествовали дате увольнения.
3. Размер выплат, соответствующий каждому месяцу в течение расчетного срока.

В правой таблице записки-расчета при увольнении необходимо указать:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде. Когда отработан целый месяц, принимается условное число календарных дней 29,4. Если отработан не весь месяц, расчет выполняется по формуле: (24,9количество  календарных дней в месяце )*число отработанных дней
2. Количество часов – заполняется в случае суммированного учета времени работы.
3. Сумму среднедневной зарплаты, которая вычисляется по формуле:  размер начислений (берется итог графы 3)число календарных дней (из графы 4 или 5)
4. Количество отпускных дней, взятых наперед.
5. Число невостребованных дней отпуска при увольнении.
6. Размер начислений за невостребованный отпуск. Расчет компенсации выполняется по формуле: (графа 8-графа 7)*графа 6.

Чтобы информация была верной нужно правильно рассчитать выплаты.

Особенности расчета

Заполнив графы от 1 до 9, бухгалтер приступает к последней таблице, состоящей из 4 блоков:

• «Начислено»;
• «Удержано»;
• «Задолженность»;
• «Причитается к выплате».

В графы с 10 по 19 следует внести:

1. Сумму отпускных (берется из графы 9).
2. Выходное пособие, заработок на время трудоустройства и прочие начисления.
3. Размер начисленной зарплаты.
4. Итоговый размер всех начислений (складываются графы 10, 11, 12).
5. Размер подоходного налога, который составляет 13% и удерживается со всех начислений (графа 13). Если показатель получился с копейками, его следует округлить до целого числа.
6. Прочие удержания, в том числе за отпуск.
7. Итоговый размер всех удержаний (суммируются графы 14 и 15).
8. Задолженность компании перед увольняемым (к примеру, какие-либо невыплаченные средства за предыдущие месяцы).
9. Размер задолженности сотрудника перед компанией.
10. Размер выплаты, которую получит сотрудник (необходимо из графы 13 вычесть 16).

Окончательную сумму необходимо обозначить под таблицей цифрами и дублировать прописью. Здесь же обозначаются реквизиты платежной ведомости или рассчетно-кассового документа, по которому выплачиваются деньги.

После проведения всех вычислений бухгалтер подписывает расчетный лист при увольнении и ставит свои ФИО.

Особенности заполнения записки-расчет

Вот ключевые правила, используйте их как памятку:

1. Лицевая часть бланка содержит информацию о сотруднике, основания для принятия на работу и о расторжении трудового договора. Сначала отдел кадров указывает дату заключения и номер трудового контракта, Ф.И.О. работника, его должность, подразделение. Потом ставит дату приказа об увольнении, его номер, основание прекращения трудовых отношений, устанавливает количество дней неиспользованного отпуска для начисления компенсации или, если сотрудник брал отпуск авансом, сумму использованных дней для произведения удержаний. Подписывает первую страницу. Затем записка-расчет передается в бухгалтерию.
2. На обратной стороне содержится информация для оплаты отпускных, сведения о заработной плате и прочих выплатах за период и итоговые причитающиеся работнику суммы. Для этого берется период в 12 месяцев до месяца увольнения и все выплаты, производимые работнику за это время.
3. После заполнения всех граф бухгалтер заверяет записку-расчет подписью и передает дальше для проведения начислений причитающихся сумм.
4. Расчетчик обрабатывает полученные сведения, вносит их в соответствующие графы бланка, касающиеся начислений и выплат. Потом определяет размер среднедневного заработка и сумму компенсации или сумму долга сотрудника, полагающуюся возврату. Расчет компенсации определяется путем умножения неиспользованных дней на среднедневной заработок.
5. Помимо компенсации, начисляется заработная плата за отработанное время. Все начисления и удержания отражаются в расчетном листке, который выдается работнику, а платежные документы на выплату этих сумм передаются соответствующему специалисту бухгалтерии.

Назначение записки-расчета форма Т-61

Когда работник увольняется, соответствующая записка-расчет (форма Т-61) заполняется сразу двумя сотрудниками компании-работодателя:

1. Специалистом кадровой службы компании – он непосредственно оформляет данный бланк.
2. Специалистом отдела бухгалтерии – он вносит всю необходимую информацию, используемую для определения (вычисления) сумм трудовых выплат, перечисляемых выбывающему работнику при увольнении.

Данная форма применяется в кадровом делопроизводстве и бухучете. Она оформляется по каждому факту увольнения наемного работника.

Однако работодатель вправе разработать и использовать собственную форму данного документа. Иными словами, документальный шаблон Т-61 считается рекомендованным, но не является обязательным. Это подразумевается содержанием специального нормативного документа – Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 – и действует с 01.01.2013 в отношении форм (шаблонов) первичных учетных документов.

Сведения, которые отражаются специалистами работодателя в бланке Т-61, позволяют рассчитать сумму среднедневного заработка выбывающего работника, размер полагающейся ему компенсации, а также прочие выплаты, перечисляемые увольняющемуся (увольняемому) лицу или подлежащие возврату (то есть удерживаемые с работника как излишне выплаченные ранее).

Помимо этого, в данной записке-расчете следует отразить суммы обязательных удержаний, предусмотренных нормами законодательства.

Уполномоченный бухгалтер компании-работодателя вычисляет сумму выплат, полагающихся выбывающему сотруднику, отражает её в записке Т-61, а затем переносит необходимые сведения в платежные документы.

Составленная записка-расчет является документальным приложением к расчету заработка (дохода), полученного выбывающим работником за текущий месяц. При заполнении такой документации нужно следовать определенным правилам и рекомендациям.

Как заполнить при увольнении?

Записка-расчет, составляемая при увольнении наемного работника, заполняется его работодателем на основании следующих источников:

1. Трудовой договор, ранее заключенный с уходящим работником.
2. Расчетно-платежные документы, которые содержат сведения о зарплате, различных надбавках, премиях, других поощрительных выплатах.

Лицевая часть документальной формы Т-61 заполняется кадровым специалистом и включает такие сведения:

1. Сведения о компании-работодателе. Указывается её название, прописывается организационно-правовая форма (например, АО или ООО).
2. Реквизиты составляемой записки-расчета. Указываются номер, присвоенный документу, и дата его формирования.
3. Информация о выбывающем сотруднике (его ФИО, занимаемая должность, подразделение в компании, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу).
4. Обстоятельства увольнения (запланированная дата, основание).
5. Количество отпускных дней, ранее не использованных данным работником. Могут фиксироваться факты преждевременного выхода в отпуск, факты появления излишнего количества отпускных дней.

Следующие пункты заполняются уполномоченным бухгалтером на оборотной стороне формы Т-61:

1. Расчетный годовой период, используемый для определения среднемесячного заработка.
2. Двенадцать месяцев, предшествующих увольнению работника.
3. Суммы выплаченного трудового вознаграждения (нетрудовые выплаты здесь не учитываются).
4. Количество календарных дней за год – имеются в виду те дни, которые используются для расчетов. Полностью отработанный месяц учитывается как 29,3 дня.
5. Общее количество часов, отработанных выбывающим лицом (если применяется почасовая оплата).
6. Исчисленная сумма среднедневного заработка.
7. Количество дней отпуска, «авансом» предоставленных наемному работнику.
8. Количество неиспользованных дней полагающегося отпуска.
9. Окончательная (итоговая) сумма причитающейся выплаты, компенсирующей сотруднику неиспользованные отпускные дни.
10. Сумма начисленных трудовых выплат (сюда относятся зарплата, премии, отпускные).
11. Итоговая величина заработка (дохода) выбывающего сотрудника.
12. Суммы НДФЛ и прочих необходимых удержаний.
13. Размер обязательств (задолженности) сотрудника перед работодателем. Как вариант – размер долгов работодателя перед увольняющимся работником.
14. Итоговая сумма, подлежащая выплате.

Помимо этого, бухгалтер указывает сведения платежной ведомости и подписывает составленный документ. Бланк форма Т-61 заполняется в двух экземплярах (первый – для кадровика, второй – для бухгалтера).

Для чего составляется записка-расчет?

Пример документа.

Оборотная сторона бланка.

Форма Т-61 утверждена государственными органами статистики и является универсальной. Она представляет собой 2-сторонний бланк, который позволяет выполнить завершающий этап расчета выплат. Ведомость заполняется на основе платежных и расчетных документов, в которых содержатся данные, необходимые для начисления всех видов положенных выплат:

• зарплаты;
• премии;
• компенсации и других сумм.

Организации имеют право использовать Т-61 или разрабатывать собственную форму с учетом особенностей работы.

Форма Т-61 одновременно выполняет несколько функций, т.к. она отражает:

• выплаты, положенные при увольнении;
• процесс выполнения расчета;
• персональные данные работника, решившего уволиться;
• итоговый размер выплат.

Инспектор по кадрам заполняет ведомость с лицевой стороны отдельно на каждого сотрудника на основании приказа об увольнении. Затем бухгалтерия вносит на оборотную сторону необходимые данные и производит расчет выплат.

Специалисту службы кадров необязательно знать наизусть образец заполнения записки-расчета при увольнении или уметь заполнять бланк вручную.

Современное программное обеспечение производит расчет самостоятельно, достаточно ввести данные в компьютер, а затем распечатать готовый документ. Бухгалтеру и специалисту отдела кадров остается проверить и подписать ведомость.

Записка-расчет используется в различных целях:

1. С ней работник имеет право обратиться в суд или инспекцию по труду, если считает, что размер выходного пособия определен неверно.
2. Наниматель, в свою очередь, может с помощью данного документа доказать свою правоту при возникновении трудового спора.
3. Расчетный лист при увольнении прикладывается к отчету по зарплате, поскольку в нем отражены основания для выплат.

Т-61 является кадровым документом и подлежит хранению в архиве либо в электронном виде в течение 75 лет.

Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц

Один из наших лучших авторов написал отличную статью про заработок на играх с отзывами людей.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Совет: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.

Ситуация: можно ли не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если его начало выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?

Загруженность бухгалтерии не может быть основанием для отказа в приеме заявлений на отпуск от сотрудников. Поэтому заявление нужно принять в любом случае.

Ведь работодатель обязан предоставить сотрудникам отпуск. Кроме того, сам факт, что заявление принято, не означает, что отпуск будет обязательно предоставлен.

Однако новый сотрудник, который не был учтен при составлении графика отпусков, или любой другой, который хочет перенести дату отпуска, может подать заявление. И отказать ему в этом праве нельзя. Более того, сотрудник может отправить свое заявление по почте на юридический адрес работодателя, и тогда оно автоматически будет считаться принятым независимо от того, было оно фактически получено или нет. И отпуск придется предоставить.

Другой вопрос, когда отпуск может неблагоприятно сказаться на ходе работы. В таком исключительном случае сотрудника могут не отпустить в отпуск в том периоде, когда он хочет. Однако это допускается только по согласованию с самим сотрудником. Кроме того, перенести отпуск работодатель может на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ и статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ.

В частности, предусмотрены административные штрафы:

для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Правила заполнения

Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.

В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.

Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.

При увольнении расчетный лист должен быть выдан сотруднику в его последний рабочий день, когда производится полный расчет и выдача всех документов в соответствии с ТК РФ.

Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:

• отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
• ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
• дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.

Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:

• сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
• информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
• сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).

Сам листок с разъяснениями, как рассчитываются начисления и сколько сделано удержаний удержания, в бумажном виде может быть получен в бухгалтерии предприятия, кассе, по электронной почте или через доверенное лицо (при условии предоставления нотариальной доверенности).