Должностная инструкция специалиста по закупкам

Содержание:

Структура должностной инструкции

При создании должностных инструкций сотрудники придерживаются типового формата. Он включает в себя следующие пункты:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
условия работы.

Пяти разделов достаточно для того, чтобы затронуть все аспекты профессиональной деятельности контрактного управляющего. В них содержится краткая информация о том, каких результатов ожидает руководство от сотрудничества и какую инициативу сотрудник может проявлять.

Общие положения

Раздел «Общие положения» затрагивает такие вопросы:

категория работников, к которой принадлежит контрактный управляющий;
перечисление лиц, которым контрактный управляющий подчиняется;
приказ, на основании которого сотрудник назначается на должность;
категории сотрудников, которые уполномочены замещать контрактного управляющего в случае его отсутствия;
квалификационные требования (образование, опыт работы, спецкурсы и т.д.);
нормативные акты, которые контрактный управляющий должен знать;
навыки, которые контрактный управляющий должен использоваться в процессе трудовой деятельности.

Справка! В общих положениях содержится обязательная ссылка на российское трудовое законодательство, которым руководствуется начальство.

Должностные обязанности

Должностные обязанности посвящены всем функциям, которые контрактный управляющий обязан выполнять на рабочем месте. Обязанности управляющих на разных предприятиях могут отличаться друг от друга. Соответственно, одна и та же должность не подразумевает идентичных инструкций.

Документ должен учитывать специфику деятельности сотрудника и адекватно отображать ее. В обобщенном виде обязанности контрактного управляющего включают в себя следующие пункты:

создание планов закупок;
создание планов-графиков для работы с закупками;
проведение закупок и заключение контрактов;
организация консультаций с поставщиками;
организация экспертизы закупаемой продукции.

Справка! Полномочия контрактного управляющего предусматриваются ФЗ №44.

Права

В разделе «Права» перечисляются все инициативы, которые контрактный управляющий уполномочен проявлять в рабочем процессе. К числу таких инициатив относятся:

внесение предложений по улучшению работы предприятия в пределах своей компетенции;
взаимодействие с прочими структурными подразделениями;
запрашивание у сотрудников документов, анализ которых находится в компетенции контрактного управляющего;
своевременное оповещение руководства о нарушениях или некорректном выполнении распоряжений;
требование от начальства условий работы, которые не препятствовали бы решению текущих задач.

Ответственность

Ответственность наступает для контрактного управляющего в том случае, если он превышает свои полномочия. Проступки, совершаемые сотрудником, могут быть как умышленными, так и непреднамеренными. Наказание, которое будет примерено к контрактному управляющему, зависит от тяжести сделанной им ошибки. К числу возможных санкций относятся:

выговор;
понижение в должности;
штраф;
увольнение;
судебное разбирательство.

Ответственность, с которой может столкнуться контрактный управляющий, имеет несколько уровней:

дисциплинарная;
гражданско-правовая;
административная;
уголовная.

Справка! Все санкции, предъявляемые к сотруднику, не должны выходить за рамки российского трудового законодательства.

Условия работы

Завершающий раздел должностной инструкции посвящается условиям работы. В нем уточняются все особенности, которые предполагает должность контрактного управляющего. К этим особенностям могут относится:

ведение переписки с заказчиками на иностранных языках;
необходимость в служебных командировках;
характер занятости.

Информация о сотруднике

На последней странице должностной инструкции содержится информация о сотруднике, которому документ посвящен. Отображаются следующие сведения:

ФИО;
наименование организации;
паспортные данные;
подпись;
дата ознакомления с инструкцией.

Печать на документе не ставится.

Письмо Федерального казначейства от 17 марта 2014 г. N 42-7.4-05/9.1-164 «О включении юристов в контрактную службу»

Должностная инструкция паспортиста

4 июня 2014

Федеральное казначейство в связи с необходимостью создания контрактной службы в рамках Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и поступившими в адрес Федерального казначейства от территориальных органов Федерального казначейства многочисленными вопросами о целесообразности включения сотрудников юридического отдела территориальных органов Федерального казначейства (далее — юристы) в состав контрактной службы, создаваемой без образования специального структурного подразделения, а также необходимости внесения изменений в должностные регламенты юристов в части возложения на них дополнительных обязанностей по исполнению функций члена контрактной службы, сообщает следующее.

1. По вопросу «о целесообразности включения сотрудников юридического отдела в состав контрактной службы, создаваемой без образования специального структурного подразделения».

В соответствии с частями 1 и 3 статьи 38 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Федеральный закон N 44-ФЗ) заказчики, совокупный годовой объем закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных или муниципальных нужд (далее — закупок) которых в соответствии с планом-графиком превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).

Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.

Так, Типовым положением (регламентом) о контрактной службе, утвержденным приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 29 октября 2013 г. N 631 (далее — Положение), установлено, что контрактная служба создается в целях обеспечения планирования и осуществления государственным заказчиком закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

Вместе с тем юридический отдел территориального органа Федерального казначейства создан в целях организации правового обеспечения деятельности территориальных органов Федерального казначейства, руководствуясь Типовым положением о юридическом отделе территориального органа Федерального казначейства, утвержденным приказом Федерального казначейства от 22 января 2013 г. N 5 (далее — Типовое положение о Юридическом отделе), в соответствии с которым осуществляет исключительно правовую экспертизу документов, связанных с закупкой товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

Федеральным законом N 44-ФЗ и Положением не установлена обязанность заказчика включать в состав контрактной службы сотрудника юридического отдела.

Таким образом, юристы осуществляют правовое сопровождение деятельности контрактной службы посредством правовой экспертизы документов, связанных с закупкой товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в рамках полномочий, установленных Типовым положением о Юридическом отделе, а также Порядком проведения правовой экспертизы документов, поступающих в юридический отдел территориального органа Федерального казначейства, утвержденным приказом Федерального казначейства от 17.12.2013 N 297.

2. По вопросу «о необходимости внесения изменений в должностной регламент специалистов юридического отдела в части возложения на них дополнительных обязанностей по исполнению функций члена контрактной службы».

Учитывая вышеизложенное и принимая во внимание, что на основании пункта 4.2. Типового положения о Юридическом отделе возложение на юридический отдел и его сотрудников функций и задач, не относящихся к правовой работе, не допускается, соответственно, вносить изменения в должностной регламент сотрудников юридического отдела в части возложения на них дополнительных обязанностей по исполнению функций контрактной службы, считаем неправомерным

Обращаем внимание, что по иным вопросам, связанным с созданием и работой контрактной службы, а также осуществлением ее функций и полномочий, разъяснения будут доведены дополнительно

Р.Е. Артюхин

Профстандарт «руководитель контрактной службы»

Должностная инструкция младшей медицинской сестры по уходу за больными

Руководители — к этим специалистам предъявляются высокие требования и ожидается от них высокий уровень компетенций. Стандарт утвержден Приказом Минтруда от 10.09.2015 № 626н, зарегистрирован в Минюсте 09.10.2015 № 39275. В отличие от технических специалистов, руководители занимаются:

консультированием;
экспертизой;
организацией работы технических специалистов.

Именно этих специалистов принято называть контрактный управляющий, требования 2021 года к ним следующие: высшее образование, стаж работы в закупках от трех лет и выше.

Консультирование

По уровню образования человек должен быть минимум бакалавром, да еще и дополнительно обученным по программе повышения квалификации в закупках. Требования к опыту — от трех лет. Знания, умения и навыки по большей части относятся к нормам права, регламентирующим сферу закупочных процедур:

создание и ведение баз данных;
расчеты степеней влияния на ценообразующие параметры;
составление заключений;
непосредственное консультирование.

Экспертиза

Чтобы соответствовать требованиям, человеку нужно иметь высшее образование (специалитет или магистратура) и пройти дополнительное обучение по работе в сфере закупок. Опыт работы необходим не менее четырех лет. Других особых условий не предусмотрено. Аналогичной работой, по мнению составителей стандарта, занимаются бухгалтеры, оценщики, юристы, экономисты и т. д. Подробнее можно посмотреть, чем занимается контрактный управляющий (код должности) в ОКЗ или ОКПДТР, например, в общероссийском классификаторе код этой должности 27779.

Что должен делать эксперт в закупках:

Проводить экспертные оценки закупочной документации и заявок в процедуре закупки.
Давать экспертную оценку при подведении итогов процедур закупок, при необходимости вести пересчет баллов.
Разрабатывать методологические базы в рамках закупочной деятельности.
Составлять и оформлять по результатам экспертизы документы в виде заключения.

Организация работ

Уровень образования здесь аналогичен предыдущему, а вот опыт работы должен быть не менее пяти лет непременно в сфере закупок, в том числе на руководящих должностях — от трех лет. Речь идет о руководителях в сфере закупок. Их функции и задачи:

распределение заданий между работниками и контроль их выполнения;
планирование текущей деятельности организации, подразделения;
осуществление контроля соблюдения условий, предусмотренных заключенными договорами на консультирование или экспертизу;
организация работ по контролю качества итоговых документов по экспертизе;
осуществление контроля рационального использования ресурсов;
осуществление контроля соблюдения требований охраны труда.

Должностная инструкция работника контрактной службы по профстандарту разрабатывается в каждой конкретной организации с учетом специфики деятельности этой организации, поэтому универсальной должностной инструкции не существует. За основу можно взять наш образец

Должностная инструкция

Должностная инструкция слесаря-сантехника жкх

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера по закупкам

УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «ПИОН» Воронов А.В.

____________________

«10» декабря 2020 года

І. Общие положения.

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.

4. Менеджер по закупкам обязан знать:

основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
методы планирования снабжения организации;
нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
принципы ценообразования, организацию закупок;
формы учета и отчетности, принятые в организации.

5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
уставом организации;
правилами внутреннего трудового распорядка;
распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
Осуществляет документальное сопровождение сделок.
Контролирует исполнение обязательств сторон.
Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права.

Менеджер по закупкам имеет право:

Принимать решения в пределах своей компетенции.
Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность.

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

Результаты принимаемых решений и собственных действий.
Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
Умышленное предоставление недостоверной информации.
Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Какие устанавливаются обязательства по специальности – менеджер по закупкам?

Специалисты данного формата имеют весьма широкую структуру обязанностей. Они в обязательном порядке, причем весьма детально описываются в инструкции должностного формата. Рекомендуется указать следующие обязанности:

На определенных предприятиях в обязанности менеджера также входит ведение различной сопроводительной документации. Непременно следует сказать о том, что если компания осуществляет закупки сырья и материалов у иностранной компании, то в данном случае специалист также обязан осуществлять все действия, направленные на нормальное взаимодействие работы с таможней, а также должен осуществлять работу с поставщиками.

Назначение на должность управляющего.

Если должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена или предусмотрена, но вакантна, управляющего нужно назначить из числа работников. Назначение осуществляется приказом работодателя. Образец см. ниже.

Заказчик вправе возложить на контрактного управляющего полномочия по проведению одной или нескольких закупок (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Поэтому управляющих может быть несколько. Соответственно в приказе нужно отметить, за сколько закупок конкретный управляющий отвечает. Удобнее, если один управляющий отвечает за все закупки. Но когда объем закупок большой, можно назначить управляющих для закупок по каждому виду товаров: оргтехники, запчастей, канцелярских товаров и т. д.

Затем с работником следует заключить дополнительное соглашение. При этом, если должность контрактного управляющего предусмотрена штатным расписанием, оформляется совмещение должностей в порядке ст. 60.2 ТК РФ. Соглашением устанавливаются срок совмещения, объем дополнительной работы и размер доплаты за совмещение. Доплата может быть любая исходя из объема дополнительной работы.

Вменяя работнику дополнительные обязанности в случае, когда должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена, необходимо учитывать, что согласно ч. 1 ст. 15, ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы) является одним из условий трудового договора. Изменение условия трудового договора о трудовой функции работника допускается только по соглашению сторон этого договора и изменить данное условие в одностороннем порядке работодатель не вправе (ст. 72, ТК РФ).

Поэтому для расширения должностных обязанностей работника и включения в них обязанностей контрактного управляющего с ним также необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о расширении должностных обязанностей. Изменения следует внести и в должностную инструкцию работника по его должности, подробно прописав все дополнительные обязанности – обязанности контрактного управляющего. За исполнение этих обязанностей работнику может быть установлена доплата.

* * *

Подводя итог, отметим еще раз, что если в организации должна быть образована контрактная служба – она может быть или в виде отдельного структурного подразделения, когда все его должности вводятся в штатное расписание, или в виде службы без образования структурного подразделения, когда обязанности специалистов по закупкам возлагаются на имеющихся работников организации.

Что касается контрактного управляющего, для него также может быть введена отдельная должность в штатное расписание. Иначе обязанности управляющего возлагаются на одного или нескольких работников организации.

Если должность, предусмотренная штатным расписанием, свободна, обязанности контрактного управляющего исполняются другим работником в порядке совмещения должностей. Если не предусмотрена – на работника с его согласия возлагаются дополнительные функции контрактного управляющего. При этом следует иметь в виду, что если изменение (расширение) трудовой функции осуществляется бессрочно, то от совмещения должностей работник может отказаться, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня в силу ТК РФ.

Должностные обязанности менеджера по госзакупкам

Если тендерный менеджер представляет интересы поставщика, то, как правило, он обязан:

заказать и продлевать электронную подпись для участия в закупках;

Получить сертификат электронной подписи для работы в системе госзакупок через час

зарегистрироваться в ЕИС (это даст автоматическую аккредитацию на федеральных торговых площадках для госзакупок). При необходимости — получить аккредитацию на электронных торговых площадках, где проходят коммерческие торги;

отслеживать закупки (как государственные, так и коммерческие), оценивать рентабельность участия;

ВНИМАНИЕ

Подключиться к сервису «Контур.Закупки»

составлять и подавать заявки на участие в торгах (по нормам законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ; см. «Госзакупки по 44-ФЗ: как составить заявку на участие в торгах»);
изучать тендерную документацию, требования заказчиков;
при необходимости обращаться к заказчикам за разъяснениями;
контролировать сроки проведения закупок;
проверять итоги тендеров;
составлять протоколы разногласий (при их появлении);
подавать жалобы в Федеральную антимонопольную службу (при нарушениях со стороны заказчика);
следить за поступлением оплаты по заключенным контрактам;
оформлять отчетность по результатам торгов.

Менеджеры по тендерам обязаны ориентироваться на профстандарты. Их два. Первый называется «Специалист в сфере закупок» (утв. приказом Минтруда от 10.09.15 № 625н). Второй называется «Эксперт в сфере закупок» (утв. приказом Минтруда от 10.09.15 № 626н). В стандартах перечислены трудовые функции (см. табл.).

Таблица

Трудовые функции менеджера по госзакупкам

Специалист (стандарт № 625н)

Эксперт (стандарт № 626н)

предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;
подготовка закупочной документации;
обработка результатов закупки и заключение контракта;
составление планов и обоснование закупок;
осуществление закупочных процедур (подробнее см. «Как проходят госзакупки: электронный аукцион, открытый конкурс, запрос предложений и котировок»);
проверка соблюдений условий контракта;
проверка качества товаров, работ, услуг, представленных по контракту;
мониторинг, аудит и контроль в сфере закупок

мониторинг рынка предмета закупок;
консультирование по закупочным процедурам;
экспертиза закупочной процедуры;
экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта;
управление организацией, обеспечивающей консультирование и экспертизу в сфере закупок;
аттестация и контроль повышения профуровня работников в структурном подразделении или в организации;
исследование теоретических и практических проблем закупочной деятельности

Пройти обучение по профстандартам и получить диплом

Обучение на менеджера по закупкам

Самая близкая по профилю специальность вузов для обучения на менеджера по закупкам – это «Менеджмент» (код 38.03.02)

Можно обратить внимание на специальность «Менеджмент» по профилю «Управление проектами», «Логистика и управление цепями поставок». Также для этой работы подойдет образование, полученное в рамках специальности «Товароведение» (код 38.03.07). В обоих случаях для поступления потребуется сдать ЕГЭ по математике, русскому языку, обществознанию или иностранному языку

Обучение на бакалавра длится 4 года в очном формате и 5 лет – во всех остальных формах посещения занятий.

Компания-работодатель также может рассматривать на должность менеджера по закупкам специалистов с профильным образованием. Например, строительная компания может нанять на этот пост инженера с опытом работы на стройках, даже если у него нет образования по части менеджмента и логистики.

Учебный центр «Финконт»

Это образовательное учреждение предлагает альтернативный вариант того, где получить профессию менеджера по закупкам, для людей с уже имеющимся высшим образованием. Здесь есть несколько программ профессиональной переподготовки разной продолжительности (от 40 до 525 академических часов), которые реализуются как очно в Москве, так и в дистанционном формате. По завершении учебы студенты получают сертификаты установленного образца.

Вывод

Специалист по закупкам — это особый сотрудник предприятия, который занимается тем, что осуществляет и контролирует процесс поставки в компанию необходимых для ее производственной деятельности товаров, всевозможных материалов, разнообразного сырья. Этот работник также занимается составлением и проверкой всей отчетной документации, которая имеет отношение к его прямым обязанностям. Помимо прочего, рассматриваемый специалист должен иметь развитое аналитическое мышление и хорошие коммуникативные навыки для того, чтобы уметь корректно оценить рентабельность предполагаемой сделки и грамотно вести переговоры с поставщиками.

Не менее важно на практике знать, как именно следует проверять продукцию на соответствие заявленным критериям качества. Такой специалист должен уметь обращаться с персональным компьютером и на высоком уровне владеть компьютерными программами, которые потребуются ему в ходе выполнения его основных должностных обязанностей; принимать важные решения в короткие сроки даже под давлением и в условиях постоянного стресса, ведь от их эффективности напрямую зависит успех всего предприятия; обрабатывать большие объемы информации своевременно и делать соответствующие выводы; отлично ориентироваться в актуальных условиях функционирования таможни, а также в особенностях работы отдельных транспортных компаний, с которыми сотрудничает данная организация

Эти сотрудники должны разбираться в основных тонкостях выбора необходимых материалов, понимать, как именно их следует транспортировать, а также хранить для того, чтобы они не потеряли своих полезных свойств и товарного вида. Также является желательным, а порой и обязательным условием наличие определенного опыта в сфере закупок. Обычно на эту должность принимают активных и энергичных людей. Именно такие кандидаты имеют шансы на то, что данную вакансию займут именно они.

Если вы задумываетесь о том, чтобы работать в качестве специалиста по закупкам, для начала важно изучить типичную должностную инструкцию (типовой документ, который точно определяет круг прав, обязанностей и ответственности определенного сотрудника). Это поможет ознакомиться с предстоящими условиями работы и заранее выяснить все ее тонкости

Так вы сможете понять, стоит ли продолжать свои попытки устроиться на эту должность или лучше поискать что-то другое. Если вам все подходит, то нужно постараться удостовериться в том, что и вы соответствуете всем требованиям компании. Для этого необходимо выяснить как можно больше о самой организации, а также о ее деловой активности, объемах производства и реализации, а заодно и об основных технических особенностях.

Отнестись к вопросу собственного трудоустройства следует крайне серьезно

Важно заранее изучить как можно больше информации о той компании, в которую вы хотите устроиться, а также непосредственно о желаемой должности. Для этого требуется тщательно иизучить должностную инструкцию по выбранной специальности

Стандартная форма этого документа по большинству профессий находится в свободном доступе, поэтому с ней в случае необходимости всегда может ознакомиться любой желающий. Чем серьезнее вы будете подготовлены, тем выше ваши шансы получить желаемое. И пусть работа дарит вам только приятные эмоции!